INFORMAȚII DE REFERINȚĂ PENTRU SOLICITANȚII DISPOZIȚIEI RECTORULUI (DR)/REFERENCE INFORMATION FOR APPLICANTS OF THE RECTOR’S ORDER

Please read the information available in:

ROMANIAN

✅ CINE TREBUIE SĂ SOLICITE DR?

Dispoziția Rectorului este obligatorie pentru:

angajații (cadre didactice, personal administrativ),
studenții (licență, master, doctorat, postdoc),

Universității Babeș-Bolyai, care participă la mobilități în străinătate, în scop profesional sau educațional.

📌 DR nu se eliberează retroactiv, fiind necesară aprobarea cererii (fluxul finalizat cu statusul aprobat) înainte de plecarea din țară.

Dispoziția Rectorului poate fi refăcută cu îndeplinirea simultană a următoarelor trei condiții:

doar înainte de plecare,
cu respectarea tuturor etapelor din procedură (inclusiv relansarea cererii și includerea tuturor categoriilor de cheltuieli solicitate spre decontare),
fiecare modificare trebuie aprobată înainte de începerea mobilității. DR refăcută anulează orice alt document emis anterior pentru aceeași deplasare.

PENTRU CE PERIOADĂ SE POATE SOLICITA DR?

Conform punctului 9.2.5 din procedura privind eliberarea Dispoziției Rectorului (DR), perioada pentru care se eliberează DR este:

angajați: maxim 90 de zile calendaristice;
studenți: maximum un an universitar, condiția fiind ca întreaga perioadă să se încadreze în același an universitar.

PLANIFICAREA PERIOADEI DE CĂLĂTORIE TREBUIE SĂ SE FACĂ ȚINÂND CONT DE URMĂTOARELE PREVEDERI:

 9.2.2. „Solicitantul trebuie să își planifice călătoria astfel încât să ajungă la timp pentru începerea evenimentului și să revină din localitatea de destinație imediat după încheierea acestuia. Față de perioada menționată în invitație […] se acordă zilele necesare efectuării deplasării propriu-zise.”

 9.2.13. „Data de plecare, respectiv intrare pe teritoriul României este data care se va completa pe formularul de cerere.”

 9.2.15. „Pe formularul de cerere se completează ca localitate de plecare/retur, localitatea unde își desfășoară activitatea salariatul (sediul central din Cluj-Napoca sau localitățile unde Universitatea are extensii).”

 9.2.18. „Din punct de vedere al traseului unei delegații, orice deplasare are ca punct de plecare/retur localitatea unde salariatul își desfășoară activitatea.”

Notă: Nu se acordă derogări în funcție de număr de escale, durată de zbor, preț bilet sau alte mențiuni similare.

📄 DOCUMENTE NECESARE (în funcție de caz):

Cerere tip DR: se completează formularul de cerere online urmând rubricatura din platforma de fluxuri administrative.
Invitație oficială/memoriu justificativ
Documente justificative pentru taxă de participare sau/și taxa de membru, din care să reiasă suma, valuta și serviciile incluse.
Extras de cont aferent transferului taxei de participare (dacă a fost achitată înainte, cu toate că nu recomandăm acest lucru, astfel încât suma să poată fi completată pe DR în lei).
Aviz director de departament/director de proiect pentru păstrarea salariului în țară în cazul deplasărilor mai mari de 30 de zile, dar mai mici de 90 de zile calendaristice.
Cerere de concediu de odihnă vizată de DRU în cazul deplasărilor succesive, dacă între evenimente există o pauză mai mare de două (2) zile.
Pentru mai mult de 5 zile de diurnă (în cazul în care finanțarea se face din fondurile universității/facultății, inclusiv fond cercetare–grant doctoral), este necesară asumare explicită a acoperirea din bugetul unității a numărului mai mare de zile de unul dintre următorii decidenți:
avizul/acceptul directorului de departament,
și al decanului sau al unuia dintre următorii:
Rector,
Prorector,
sau Directorul General Administrativ (DGA).
Declarație pe propria răspundere a angajaților part-time care doresc să solicite decontarea biletului de avion cu plecare din localitatea de reședință (să reiasă că în perioada mobilității nu vor fi pontați la UBB).

Notă legată de memoriul justificativ:

Memoriul justificativ poate înlocui invitația oficială exclusiv în situația în care activitatea se desfășoară în mediul natural, fără implicarea echipelor de cercetare sau colaboratori din alte instituții.

Această derogare este valabilă doar dacă:

activitatea nu presupune colaborări externe, ci este organizată integral de structura noastră internă;
locația desfășurării activității este în aer liber, în natură, fără prezența unui cadru formal de cercetare interdisciplinară;
memoriul justificativ este întocmit în mod clar, conținând toate detaliile relevante privind scopul, modul de desfășurare, durata și resursele implicate;
documentul este aprobat prin semnătura supervizorilor ierarhici direcți (conducatorul de doctorat/ decan/ director de departament), precum și a persoanei responsabile cu gestionarea sursei de finanțare pentru activitatea respectivă.

🧳 CATEGORII DE CHELTUIELI ACOPERITE PRIN DR:

1. Transport:

avion, tren, autobuz, autoturism personal (în condițiile procedurii în vigoare).
intern: maxim două (2) călătorii (aeroport–hotel dus/întors) sau între orașe, dacă justificat.

🚗 Transport cu autoturism personal sau deținut cu un alt titlu (leasing, comodat, exclus închiriere autoturism etc.)

Este decontabil în următoarele condiții:

Deplasarea cu autoturismul personal sau deținut cu un alt titlu (leasing, comodat, exclus închiriere autoturism etc.) nu se combină cu alte mijloace de transport.
Solicitantul trebuie să declare cel mai mic preț dus-întors cu avionul sau trenul până la destinație.
Dacă se transportă echipamente valoroase sau voluminoase, se atașează un memoriu explicativ.
Cheltuielile (carburant, taxe drum, parcare, o noapte de cazare la peste 500 km) nu pot depăși costul alternativului declarat.
Se acceptă decontarea parțială dacă autoturismul este mai scump decât avionul/trenul.
Deplasarea cu autoturism personal nu se combină cu alte mijloace de transport.
Se folosește site-ul www.viamichelin.com pentru calculul distanței și costul mediu al carburantului din țările tranzitate.
Se completează separat suma solicitată pentru acoperirea costurilor deplasării pe teritoriul României (în lei) și separat (o categorie de cheltuieli nouă) suma solicitată pentru acoperirea costurilor deplasării în afara teritoriului României (în EUR)
Se menționează pe formularul de cerere numele delegaților UBB care vor efectua călătoria cu același autoturism.

2. Cazare:

maxim 30 sau 60 de nopți, în limita bugetului aprobat.
include taxe locale, cazare, mic dejun
pentru studenți: suma se acordă sub formă de bursă de mobilitate.

Notă: Cheltuiala solicitată reprezintă avans, motiv pentru care vă recomandăm să completați (în cazul în care resursele financiare vă permit acest lucru) o sumă mai mare, care să acopere eventuale cheltuieli suplimentare (taxe de oraș, modificări ale tarifelor de cazare etc.).

3. Diurnă:

acordată conform HG 518/1995, dacă:
- este cheltuială eligibilă a sursei de finanțare
- suma este bugetată.

Notă: În cazul în care contractul din care se face finanțarea prevede alte cuantumuri, diurna poate fi acordată conform documentelor asumate de Universitate. De asemenea, finanțarea cheltuielilor de hrană poate fi făcută, dacă așa prevede contractul de finanțare, sub formă de subzistență, în cuantumul specificat sau sub formă de bursă de mobilitate, care poate sau nu include și cazarea.

Se reduce la 50% dacă mesele (prânz/cină) sunt incluse sau oferite de parteneri.
NU se acordă dacă este regim all inclusive (prânz+cină sau prânz+recepție, incluse fie în taxa de participare, fie în costul cazării).
Se pot acorda mai mult de cinci (5) zile de diurnă doar cu aprobări suplimentare (decan, prorector, rector) și în limita bugetului (a se vedea rubrica documente necesare).
La studenți, echivalentul diurnei este inclus în bursa de mobilitate.
În formularul de cerere, se poate selecta de mai multe ori aceeași categorie de cheltuieli pentru a se evidenția separate zilele de diurnă integrală și în cuantum de 50%.

Informații suplimentare referitoare la bursa de mobilitate (deplasări ale studenților)

Fondurile solicitate la categoria „bursă de mobilitate” reprezintă sumele completate în mod normal la categoriile de cazare și de diurnă, luând în considerare cuantumurile stabilite în HG 518/1995, cu modificările și completările ulterioare.

3. Taxa de participare:

se va completa în moneda și cuantumul solicitate de către organizatori, justificată cu un document emis de către aceștia, conținând explicit serviciile incluse (informațiile pot fi listate de pe pagina manifestării științifice/cursului etc. sau din mesajul email primit de la organizatori). Diurna aferentă zilelor desfășurării manifestării științifice se va stabili (cf. HG 518/1995 cu modificările și completările ulterioare privind condiţile de acordare a diurnei) în funcție de beneficiile/serviciile incluse în taxa de participare.
Este posibilă decontarea comisionului de transfer bancar (în cazul în care dvs. sunteți cea/cel care efectuează transferul) in baza documentelor justificative anexate. Această sumă va fi menționată și justificată separat, nu va fi adunată cuantumului taxei de participare.
Se pot, de asemenea, deconta și alte cheltuieli legate de participarea la o manifestare științifică/curs, cum ar fi cina conferinței (cuantumul diurnei va fi corelat cu această cheltuială, care se va justifica asemeni oricărei taxe de participare), excursii (având un caracter științific, cuantumul diurnei va fi corelat cu această cheltuială, care se va justifica asemeni oricărei taxe de participare)

4. Alte cheltuieli (dacă sunt eligibile și justificate):

taxa de membru, taxă de viză, asigurare medicală (doar pentru țări care nu sunt incluse în Cardul European de asigurat), comisioane bancare, cărți, multiplicare documente, vaccinuri, excursii în cadrul evenimentelor, taxe de parcare, taxe de pod.

❗ Sumele plătite înainte de aprobarea DR sunt asumate de solicitant.

❗ Plățile pe teritoriul României se efectuează în lei.

❗ Diurna și cazarea se completeaza în valuta precizată în HG 518/1995 cu modificările și completările ulterioare.

❗ Sumele în valută se vor completa fără zecimale. Rotunjirea sumei se va face la final.

⏳ TERMENE ȘI OBLIGAȚII IMPORTANTE

Termenul minim recomandat pentru lansarea fluxului de cerere este de 10 zile lucrătoare înainte de data începerii mobilității.

📍 Cererea DR se depune exclusiv online atât pentru angajați, cât și pentru studenți, pe platforma flux.ubbcluj.ro. Digitalizarea procedurii va continua, însă în prezent, după aprobarea cererii nu este necesară depunerea documentelor în format tipărit. DR va fi întocmită și distribuită de către responsabilii CCI.

Conectarea la platforma de fluxuri administrative se face exclusiv cu credentialele UBB (adresa de e-mail instituțională și parola aferentă). Această platformă este aceeași de unde se lansează și referatele de necesitate. De asemenea, începând cu această procedură, formularul de cerere nu mai trebuie descărcat și completat manual; în schimb, utilizatorii vor încărca direct documentele necesare, conform tipului deplasării selectate, în cadrul platformei.

În procedură, obligația solicitantului de a lansa fluxul de cerere astfel încât să existe timp suficient pentru finalizarea acestuia (ținând cont de zilele libere, numărul de persoane incluse în flux și termenele de avizare, posibile clarificări etc.) este formulată clar la punctul 9.4.1, astfel:

„Pentru obținerea DR, solicitantul are obligaţia de a inițializa un flux și de a obţine avizele electronice pe platforma electronică înainte de începerea delegației/mobilității. Neparcurgerea la timp a acestei etape de obținere a DR-ului, respectiv întocmirea incorectă a acestuia fără documente justificative sau cu documente justificative incomplete este culpa delegatului, iar decontarea cheltuielilor nu se va efectua.”

La punctul 9.4.7 se menționează termenul minim:

„Solicitanții trebuie să lanseze fluxul de cerere pe platforma electronică cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de începerea deplasării. În cazul în care se solicită clarificări/fluxul este respins este posibil ca acest interval de timp să nu fie suficient pentru finalizarea formalităților și emiterea DR înainte de începerea deplasării și, în consecință, este recomandată lansarea fluxului ținând cont și de acest aspect.”

✅ Rezumat:

Obligația lansării fluxului înainte de mobilitate este fermă.
Neîndeplinirea acestei obligații duce la pierderea dreptului de decontare.
Fluxul trebuie lansat cu minimum 10 zile lucrătoare înainte de plecare.
Solicitantul este responsabil pentru întârzierea cauzată de clarificări sau documente incomplete.

👤 RESPONSABILITĂȚILE SOLICITANTULUI:

Să citească integral procedura înainte de a iniția cererea.
Să completeze corect formularul și să încarce toate documentele necesare.
Să răspundă în max. 24h la solicitările de clarificări.
Să urmărească parcursul cererii și să nu lase etape nerezolvate.
Să nu inițieze fluxuri incomplete, greșite sau din contul altei persoane.

⚠️ Nerespectarea acestor obligații poate duce la neaprobarea DR și refuzul decontării.

CE SE ÎNTÂMPLĂ DUPĂ APROBAREA CERERII

Responsabilul CCI întocmește DR și obține semnăturile necesare.
Originalul DR cu finanțare se transmite de către CCI spre Serviciul Financiar și în copie către DRU, Facultăți și alte departamente cf. procedurii.
Originalul DR fără finanțare se poate ridica de către solicitant sau un împuternicit al acestuia de la secretariatul CCI (etajul 1, cam. 7) și se transmite în copie către DRU, Facultăți și alte departamente cf. procedurii.
Solicitantul primește, prin e-mail, pe adresa instituțională, o copie a DR. În continuare, este necesar ca solicitantul să contacteze Serviciul Financiar pentru procedurile legate de plăți/avans sau decont
Documentele se arhivează la CCI și în platforma de fluxuri (cu excepția DR).
Solicitantul are posibilitatea de a descărca, în orice moment, cererile aprobate și documentele lor anexă.

📚 Mai multe detalii (exemple, situații speciale, condiții de eligibilitate) sunt disponibile în procedura completă, pe site-ul CCI:
🔗 https://cci.ubbcluj.ro/category/cerere-dispozitia-rectorului

Programul de lucru al CCI:

Luni-Joi: 8-16
Vineri: 8-14

Termen de eliberare a DR: 10 zile lucrătoare

Toate cererile se supun acelorași proceduri și termene limită, indiferent de data plecării.

Date de contact CCI:

Informații generale, formalități, procedură
Telefon 0264/429762 interior 6025 (Carmen Țâgșorean) sau 6011 (Vianora Cătăneț)
E-mail: carmen.tagsorean@ubbcluj.ro (Carmen Țâgșorean)/vianora.catanet@ubbcluj.ro
Eliberare DR:
Telefon 0264/429762 (Melinda Szmutku)
E-mail: melinda.szmutku@ubbcluj.ro (Melinda Szmutku)

Pentru orice probleme tehnice legate de funcționalitatea platformei flux.ubbcluj.ro vă rugăm să vă adresați Direcției Tehnologiei Informațiilor și Comunicațiilor.

ENGLISH

REFERENCE INFORMATION FOR APPLICANTS OF THE RECTOR’S ORDER

✅ WHO SHOULD REQUEST THE RECTOR’S ORDER?
The Rector’s Order is mandatory for:

employees (teaching staff, administrative staff),
students (bachelor’s, master’s, PhD, postdoctoral),

of Babeș-Bolyai University, who participate in mobilities abroad for professional or educational purposes.

📌 The Rector’s Order is not issued retroactively. The request must be approved (with the status “approved” in the platform) before leaving the country.

The Rector’s Order may be reissued only if all three of the following conditions are met simultaneously:

only before departure,
with observance of all stages of the procedure (including resubmitting the request and including all categories of expenses requested for reimbursement),
each change must be approved before the start of the mobility.
A reissued Rector’s Order cancels any previous document issued for the same trip.

FOR WHAT PERIOD CAN THE RECTOR’S ORDER BE REQUESTED?

According to point 9.2.5 of the Procedure for issuing the Rector’s Order, the period is limited as follows:

Employees: maximum 90 calendar days
Students: maximum one academic year, provided that the entire period falls within the same academic year

PLANNING THE TRAVEL PERIOD MUST FOLLOW THESE PROVISIONS:

9.2.2. “The applicant must plan the trip so as to arrive on time for the beginning of the event and return immediately after it ends. In addition to the period stated in the invitation […] only the days necessary for travel are approved.”
9.2.13. “The date of departure and the date of return to Romania are the dates to be entered on the application form.”
9.2.15. “On the application form, the departure/return location must be the city where the employee carries out their activity (the main campus in Cluj-Napoca or the city where the University has extensions).”
9.2.18. “For the travel route, every delegation starts and ends in the city where the employee carries out their activity.”

Note: No exceptions are granted based on number of stopovers, flight duration, ticket price, or similar reasons.

📄 REQUIRED DOCUMENTS (depending on the case):

Rector’s Order application form: completed online in the administrative flows platform.
Official invitation/justification memo.
Supporting documents for participation or membership fees, showing the amount, currency, and services included.
Bank statement for payment of the participation fee (if already paid, although this is not recommended, to allow the sum to be included in the Rector’s Order in RON).
Approval of the department/project director for salary maintenance in Romania for trips longer than 30 days but shorter than 90 days.
Annual leave request, approved by HR, for successive trips if there is a break of more than 2 days between events.
For more than 5 days of per diem (if funded by university/faculty funds, including research–doctoral grants), explicit approval is required from the unit’s budget holder:
- department director, and
- dean or one of: Rector, Vice-Rector, or Administrative General Director.
Statement of responsibility for part-time employees requesting reimbursement of airfare from their place of residence (stating that they will not be recorded as working at UBB during the mobility).

Note on the justification memo:
This may replace the official invitation only if the activity is carried out in the natural environment, without research teams or collaborators from other institutions. This exception applies only if:

the activity involves no external collaboration and is organized entirely by UBB,
the location is outdoors, in nature, without a formal interdisciplinary research framework,
the memo clearly specifies purpose, method, duration, and resources involved,
the document is approved by direct supervisors (PhD advisor/dean/department director) and by the budget holder.

🧳 CATEGORIES OF EXPENSES COVERED BY THE RECTOR’S ORDER:

1. Transport

air, train, bus, personal car (under current regulations).
local: maximum 2 trips (airport–hotel round trip) or between cities, if justified.

🚗 Personal or otherwise owned car (leasing, loan, excluding rental):
Reimbursed under the following conditions:

Not combined with other means of transport.
Applicant must declare the lowest round-trip airfare or train fare to the destination.
If transporting valuable/bulky equipment, an explanatory memo is required.
Expenses (fuel, road tolls, parking, one night accommodation for distances over 500 km) may not exceed the declared alternative.
Partial reimbursement if car costs exceed airfare/train.
Distance calculated using www.viamichelin.com and average fuel cost in transit countries.
Domestic (RON) and international (EUR) costs must be listed separately on the application form.
Names of UBB delegates traveling in the same car must be listed.

2. Accommodation

maximum 30 or 60 nights, within the approved budget.
includes local taxes, lodging, breakfast.
for students: granted as a mobility scholarship.
Note: Since this is an advance, applicants are advised to request a higher sum to cover possible additional costs (local taxes, rate changes, etc.).

3. Per diem

granted according to Government Decision 518/1995, if:
- eligible under the funding source,
- included in the budget.
Reduced to 50% if meals are provided.
Not granted in all-inclusive regimes (meals included in fee or accommodation).
More than 5 days requires additional approvals (dean, vice-rector, rector).
For students, equivalent is included in the mobility scholarship.
In the form, full and 50% per diem days can be recorded separately.

4. Participation fee

must be completed in the currency/amount set by organizers, justified with official documents.
Bank transfer fee may be reimbursed if supported with documents, listed separately.
Related costs (conference dinner, scientific excursions) may also be reimbursed if justified, with per diem adjusted accordingly.

5. Other eligible expenses:
membership fee, visa, medical insurance (for non-EU countries), bank fees, books, document copies, vaccines, event-related excursions, parking, tolls.

❗ Expenses paid before approval of the Rector’s Order are at the applicant’s own risk.
❗ Payments in Romania are made in RON.
❗ Accommodation and per diem must follow the currency rules of Government Decision 518/1995.
❗ Foreign currency amounts must be entered without decimals, rounding only at the end.

⏳ DEADLINES AND KEY OBLIGATIONS

Requests must be submitted at least 10 working days before the mobility.
Requests are submitted exclusively online via flux.ubbcluj.ro. Paper submission is no longer required.
Authentication is done with UBB institutional credentials.
Applicants must upload the required documents directly in the platform.
According to point 9.4.1: failure to initiate the request in time, or incorrect/incomplete documentation, is the responsibility of the applicant and expenses will not be reimbursed.
According to point 9.4.7: requests must be submitted at least 10 working days before departure; clarifications or rejections may require more time, so earlier submission is recommended.

✅ Summary:

Launching the request before mobility is mandatory.
Failure to comply results in loss of reimbursement rights.
Minimum 10 working days before departure.
Applicant is responsible for delays due to clarifications/incomplete documents.

👤 RESPONSIBILITIES OF THE APPLICANT

Read the full procedure before submitting the request.
Complete the form correctly and upload all required documents.
Respond to clarifications within 24 hours.
Monitor progress of the request and ensure all steps are completed.
Do not submit incomplete/incorrect requests or requests from another person’s account.

⚠️ Failure to comply may result in rejection of the Rector’s Order and refusal of reimbursement.

AFTER APPROVAL OF THE REQUEST

CCI prepares the Rector’s Order and secures required signatures.
The original Rector’s Order with funding is sent to the Financial Service and copied to HR, Faculties, and departments.
The original Rector’s Order without funding may be collected from CCI Secretariat (1st floor, room 7) and is also copied to HR, Faculties, and departments.
The applicant receives a copy by institutional email and must then contact the Financial Service for payment/advance or reimbursement.
Documents are archived at CCI and in the platform (except the Rector’s Order).
Applicants may download approved requests and annexed documents at any time.

📚 More details (examples, special cases, eligibility conditions) are available in the full procedure on the CCI website:
🔗 https://cci.ubbcluj.ro/category/cerere-dispozitia-rectorului

CCI WORKING HOURS

Monday–Thursday: 8:00–16:00
Friday: 8:00–14:00
Rector’s Order issuing time: 10 working days

All requests follow the same procedures and deadlines, regardless of departure date.

CCI CONTACT DETAILS

General information, formalities, procedure

Phone: 0264/429762 ext. 6025 (Carmen Țâgșorean) / ext. 6011 (Vianora Cătăneț)
Email: carmen.tagsorean@ubbcluj.ro / vianora.catanet@ubbcluj.ro

Issuing of Rector’s Orders

Phone: 0264/429762 (Melinda Szmutku)
Email: melinda.szmutku@ubbcluj.ro

Technical issues with platform flux.ubbcluj.ro
Please contact the Directorate of Information and Communication Technology.