Cerere pentru eliberarea Dispoziției Rectorului – studenți

1. Categorii de persoane pentru care se eliberează Dispoziţia Rectorului

1.1 Orice student, masterand sau doctorand cu frecvenţă trebuie să solicite eliberarea Dispoziţiei Rectorului pentru deplasări în interes profesional.

1.2 Dispoziția Rectorului pentru studenți (licență, master, doctorat) se poate acorda pentru o perioada de maximum 12 luni ale aceluiași an academic.

Precizări cu privire la diurnă/cazare

2. Diurna

• Diurna se acordă conform normelor legale în vigoare, adică în conformitate cu prevederile HG 518/1995, ţinându-se cont de modificările şi completările ulterioare;
• “Personalul trimis în străinătate, în condiţiile prezentei hotărâri, beneficiază de 50% din diurna stabiltă pentru ţara în care are loc deplasarea, potrivit categoriei în care se încadrează, în cazul în care cheltuielile pentru masă se suportă de către partenerii externi” (art. 8 alin. 1 din HG 518/ 1995);
• În cazul în care finanţarea deplasării se face din fondurile facultăţii/ fond cercetare- grant doctoral se pot acorda maxim 5 zile de diurnă;
• În cazul în care finanţarea se face din granturi numărul maxim de zile pentru care se poate acorda diurna este de 30 de zile, în condiţiile legii.

3. Cazarea

• Cuantumul cazării este prevăzut în HG 518/ 1995, cu modificările şi completările ulterioare şi nu poate fi depăşit.

4. Documente necesare în vederea eliberării Dispoziției Rectorului:

• Formular tip;

• Copie a invitaţiei oficiale (se acceptă şi invitaţii în format electronic – versiunea printată certificată prin semnătura solicitantului). Se va imprima documentul cu funcția automată de print (ex: CTRL+P), exclus print screen.
• Sosirea în localitatea de destinaţie poate fi cu cel mult 24 de ore înainte de începerea manifestării ştiinţifice/stagiului de cercetare/studii etc. (dacă nu există o altă posibilitate de transport) şi trebuie să se încheie în ziua imediat următoare finalizării acesteia. În cazul în care se solicită aprobarea pentru o mobilitate cu o durată mai mare trebuie anexate documente justificative suplimentare (de ex. adresă scrisă de la agenţia care emite biletul din care să rezulte că nu există zboruri pentru datele solicitate/costurile pentru datele de călătorie conform prevederilor legale menționate mai sus);
• În cazul în care deplasarea se efectuează cu finanţare de la UBB (fonduri facultate, fond cercetare-grant doctoral, contracte etc.) cererea va fi însoţită de o declaraţie pe proprie răspundere din care să reiasă că acele categorii de cheltuieli solicitate în cererea tip nu sunt acoperite şi din alte surse (organizatori, sponsorizări care nu trec prin gestiunea UBB etc.). În declarație se va face referire, în particular, la deplasarea în cauză și la întrega perioadă a deplasării, cuprinzând timpul petrecut pe drum, nu doar la perioada desfăsurării evenimentului;
• Fiecare dosar în parte va conține Declarația cu privire la acceptul prelucrării datelor personale ale solicitanților. Această declarație este disponibilă pe site-ul CCI, la secțiunea Dispoziția Rectorului.
• În cazul în care se solicită aprobarea pentru efectuarea deplasării cu autoturismul proprietate personală trebuie ataşate la cererea pentru DR următoarele documente:

1. oferte (scrise): tren şi avion (în cazul în care localitatea de destinaţie nu are aeroport se va prezenta o ofertă de avion pentru cel mai apropiat aeroport şi o ofertă de tren cu plecare din respectiva localitate având ca destinaţie finală localitatea în care se va desfăşura mobiltatea). Ofertele pot fi listate şi de pe internet cu certificarea prin semnătura solicitantului. Baza de comparaţie este cea mai competitivă ofertă din punct de vedere financiar cu plecare din Cluj- Napoca. Se vor lua în considerare toate costurile suplimentare implicate de șederea în străinătate pe o perioada mai lungă decât cea justificată de scrisoarea de invitație/e-mail-ul de accept etc.

2. declaraţie olografă prin care îşi va asuma răspunderea cu privire la ofertele anexate la dosarul de cerere pentru Dispoziţia Rectorului (preţul cel mai mic de pe piaţă). De asemenea, trebuie menţionat pe formularul de cerere nr. estimativ de km., dus-întors, pe drumul cel mai scurt. În calculul nr. de km. se vor utilza informaţile oferite de htp:/www.viamichelin.com/ – alegând varianta pe drumul cel mai scurt. Costurile de transport, în cazul deplasării cu autoturismul proprietate personală (în care se includ următoarele: carburant, taxe de autostradă/ parcare/ bac, cazarea – o noapte de cazare pentru minim 500 km – şi diurna pe durata efectuării călătoriei), trebuie să fie cel mult egale cu cele ale deplasării cu un alt mijloc de transport – tren sau avion – baza de calcul find ofertele menţionate mai sus. În cazul în care costurile implicate de deplasarea cu autoturismul proprietate personală sunt mai mari, se va aproba decontarea parţială a acestora (carburant, taxe parcare/ autostradă/ bac etc., cazare) în limita ofertelor prezentate (tren, avion). Calcularea contravalorii carburantului se va face ţinând cont de distanţa cea mai scurtă, la un preţ mediu de piaţă al carburanţilor (solicitantul poate prezenta un bon de benzină emis la o dată apropiată depunerii documentului; prețul respectiv va fi utilizat drept bază de calcul), cu un consum mediu de 7,5 l/100 km.

• În cazul în care se plăteşte o taxă de participare trebuie făcută dovada cuantumului taxei, precum şi a beneficilor/servicilor pe care le include. Diurna aferentă zilelor desfășurării manifestării științifice se va stabili (cf. HG 518/1995 cu modificările și completările ulterioare privind condiţile de acordare a diurnei) în funcție de beneficiile/serviciile incluse în taxa de participare. Taxa de participare se completează pe formularul tip de cerere pentru Dispoziţia Rectorului în moneda și în cuantumul comunicate de către organizatorii manifestării ştiinţifice.

Note:

• În cazul în care în cererea pentru Dispoziţia Rectorului nu se solicită finanţare pentru taxa de participare se va preciza în declaraţia de cheltuieli dacă participarea la manifestarea ştiinţifică este condiţionată de plata unei taxe sau dacă există alte situaţii specifice (de ex. scutirea de taxă de participare);
• Dacă taxa de participare a fost achitată prin alte proceduri se va anexa o dovadă a beneficilor/servicilor pe care le include (se acceptă şi documente listate de pe pagina de internet a manifestării la care urmează să se participe cu certificarea sub semnătura solicitantului);
• În cazul în care se doreşte decontarea comisionului bancar aferent transferului taxei de participare este necesară anexarea unui extras de cont din care să rezulte cuantumul acestuia;

• Rubrica alte cheltuieli, poate include după caz: taxă viză, achiziţii cărți, taxe autostradă, taxe parcare etc.;
• Rubrica transport intern se referă la transportul în ţara de destinaţie; se pot deconta doar 2 călătorii (de la aeroport/gară la hotel şi de la hotel la aeroport/gară, precum şi între diferite oraşe în ţara de destinaţie.

Dispoziția Rectorului se eliberează după cum urmează:

a). Pentru studenții care au solicitat finanțare, DR vor fi trimise de către CCI la Serviciul Financiar, urmând ca beneficiarul să primească o notificare prin e-mail din partea responsabilului CCI. Mesajul va avea atașată o copie a dosarului de cerere și a DR. Informații legate de partea financiară, solicitare avans, procedură de decont, pot fi oferite de către Serviciul Financiar.

b). Studenții care nu solicită finanțare vor primi o copie a dosarului de cerere și a DR prin e-mail și urmează să ridice DR în format original de la CCI (personal sau prin împuternicitul nominalizat în declarația de accept procesare date personale. Declarația este disponibilă pe site-ul CCI: https://cci.ubbcluj.ro/teaching_mobility/files/Dispozitia%20Rectorului/declaratie%20protectia%20d atelor%20cu%20caracter%20personal.pdf). Eliberarea DR se realizează în baza unei programări pe Calendis (link: https://www.calendis.ro/cluj-napoca/centrul-de-cooperari-internationale-al- ubb/b, selectând Biroul de Mobilități și Studenți Internaționali -> Melinda Szmutku)

Notă!

Copia scanată a documentelor va fi transmisă pe adresa de e-mail scrisă pe formularul de cerere pentru eliberarea DR.

Beneficiarii care au comunicat o altă adresă de e-mail decât …@ubbcluj.ro, sunt rugați să verifice meniurile de Spam, Junk, Other etc.

5. Program de lucru cu publicul:

5.1. Cererile pentru Dispoziţia Rectorului se depun la Centrul de Coperări Internaţionale de luni până vineri, între orele 10:00 – 13:00, la biroul numărul 6, etaj 1. Acestea se eliberează în termen de 5 zile lucrătoare de la data depunerii în format format fizic, la CCI.

5.2 Persoanele de contact pentru Dispoziția Rectorului sunt Carmen Țâgșorean, int. 6025, e-mail: carmen.tagsorean@ubbcluj.ro.

Notă: Dispoziția Rectorului nu se eliberează retroactiv.

1.  Categories of persons for whom the Rector’s Order is issued

• Any employee of Babeș-Bolyai University (whether faculty members or administrative staff) must request the issuance of the Rector’s Order for the outgoing mobilities (only for official purposes);
• Any full-time undergraduate or graduate students must request the issuance of the Rector’s Order;
• The Rector’s order for students (bachelor’s, master’s, doctorate) can be granted for a maximum period of 12 months of the same academic year.

Details regarding the per diem/accommodation

Per diem

• The per diem is granted according to the legal norms in force, as stipulated in the Government Decision #518/1995, taking into account the subsequent amendments and completions;
• “The employees sent abroad, under the conditions of this decision, benefit from 50% of the per diem established for the country where the mobility takes place, according to the category in which they fall, if the meal expenses are borne by external partners” (art. 8 paragraph 1 of GD #518/1995);
• If the mobility is financed from the college funds/research-doctoral grant fund, the per diem can be granted for a maximum 5 days, even if the length of the trip is longer;
• If the mobility is financed from a grant, the maximum number of days for which the per diem can be granted is 30 days, in accordance with the law.

Accommodation                                                                                                                             

• The maximum sum that may be granted for the accommodation is provided in GD #518/1995, with subsequent amendments and completions and cannot be exceeded.

Documents required for the issuance of the Rector’s Order:

• Application form;
• Copy of the official invitation (invitations in electronic format are also accepted – the printed version certified by the applicant’s signature). The document will be printed with the automatic print function (ex: CTRL+P), excluding print screen.
• Arrival at destination: at most 24 hours before the beginning of the scientific event/ research, etc. (if there is no other possibility of transport you may add an extra day under certain circumstances) and must end immediately after the closure of the event/research stage, etc. If approval is requested for a longer period of time, additional supporting documents must be attached (e.g. written address from the ticketing agency stating that there are no flights for the requested data/costs for travel data according to the legal provisions mentioned above); the financing that can be granted will be established, depending on the documents presented;
• If the mobility is funded by UBB (college’s funds, research fund-doctoral grant, contracts, etc.) the request will be accompanied by a personal handwritten statement acknowledging that those categories of expenses required in the standard application form are not covered by other sources (organizers, sponsorships that do not go through the management of UBB, etc.). The statement shall refer, in particular, to the mobility in question and to the entire period of travelling, including the time spent on the road, not just the period of the event;
• Each file will contain the Declaration on the acceptance of the General Data Protection Regulation (GDPR) of the applicants. This statement is available on the Center for International Cooperation website, in the Rector’s Order section;
• Note! Both statements can be found on the Center for International Cooperation in Romanian Language. If the applicant does not know Romanian Language, they can address the staff of the Center for International Cooperation and an English version will be provided to them.

• If the applicant prefers to use his private car (his own property) to travel abroad, the following documents must be attached to the application for Rector’s Order:

1. Travel agency quotation letter (written): train and plane (if the destination city does not have an airport, an airplane quotation will be presented for the nearest airport and a train quotation departing from the respective city having as final destination the city where the mobility will take place). The quotation can also be listed from the internet. In this case, the applicant has to certify, by signature, that the information is accurate. The comparison base is the most competitive offer from a financial point of view from Cluj-Napoca. All additional costs involved in staying abroad for a longer period than justified by the letter of invitation will be taken into account.
2. Personal handwritten statement by which he will assume responsibility for the quotation attached to the application file for the Rector’s Order (the lowest price on the market). It must also be mentioned on the application form the distance (estimated number of kilometers), round trip, on the shortest distance. In the calculation of the route we will use the information provided by http:/www.viamichelin.com/ – choosing the option on the shortest route. Transport costs, in case of personal car travel (including the following: fuel, highway fees/parking fees/ferry charges, accommodation – one-night accommodation for at least 500 km – and per diem during the travel from Cluj-Napoca to the destination city), must be at most equal to those of travelling with another means of transport – train or plane – the basis of calculation being the quotations mentioned above. If the costs involved in traveling by private car (that has to belong to the applicant), are higher, she/he will be granted a partial amount for the following expenses: fuel, parking fees, highway fees, ferry taxes, accommodation, etc., within the limits of the offers presented (train, plane). The calculation of the fuel value will be made taking into account the shortest distance, at an average market price of fuels (the applicant can present a fuel receipt issued at a date close to the submission of the document; that price will be used as a basis for calculation), an average consumption of 7.5 l/100 km.

• If the attendance is participation fee based, the application file has to include a proof of the amount (an invoice or a printed information from the event’s website), as well as the benefits/services       it       includes.       In       this       case,        the        per       diem (for the days of the scientific event) will be established according to the GD #518/1995 with subsequent amendments and completions. The participation fee is filled in on the standard application form for the Rector’s Order in the currency and in the amount communicated by the organizers.

Notes:                                                                                                                                                  

• If the applicant does not require funding for the participation fee, his personal handwritten statement of expenses will specify whether participation in the scientific event is conditional on the payment of a fee or if there are other specific situations (e.g. exemptions);

• If the participation fee has been paid through other procedures, a proof of the benefits/services included will be attached (documents listed on the website of the event to be attended with the certification under the applicant’s signature are also accepted);
• If the applicant would like to expense account, the wire transfer sum for the participation fee it is necessary to attach an account statement containing the bank fees

• In the space dedicated to other expenses, the applicant may require financial support for the following expenses: visa fee, book purchases, highway fees, parking fees, etc.;
• The domestic transport section refers to the transportation costs in the destination country/city; it is allowed to expense account 2 public transportation tickets (from the airport/train station to the hotel and from the hotel to the airport/train station, as well as between different cities in the destination country).

Information regarding the issuing of the Rector`s Office:

1. For the students who have requested financing on their application form, the Rector`s Order original form will be automatically sent by the Center for International Cooperation towards the Financial Service. The applicant will receive a scanned copy of the document and of the dossier. Information related to the down payment and to the expense account will be provided by the Financial Service.
2. The students who have not requested financing on their application form, will receive a scanned copy of the document and of the dossier. In case they wish to obtain the original form of the Rector`s Order, they need to make an appointment on Calendis app, available on the website of the Center for International Cooperation or at the following link:           https://www.calendis.ro/cluj-napoca/centrul-de-cooperari-internationale-al- ubb/b, at Mrs. Andreea URS. If students wish to have someone else retrive the Rector`s Order for them, the students need to fill out the name of the person in the blankets intended for this purpose, in the Declaration on the acceptance of the General Data         Protection          Regulation         (GDPR)         of          the          applicants         ( https://cci.ubbcluj.ro/teaching_mobility/files/Dispozitia%20Rectorului/declaratie%20 protectia%20datelor%20cu%20caracter%20personal.pdf).

Public working hours:

3.1. The requests files for the Rector ‘s Order shall be submitted to the Center for International Cooperation, from Monday to Friday, from 10:00 to 13:00, by appointment at https://www.calendis.ro/cluj-napoca/centrul-de-cooperari-internationale-al-ubb/b, selecting Carmen ȚÂGȘOREAN, at office number 6, floor 1. The applicant should pick up the Rector’s Orders from the Secretary’s Office of the Center for International Cooperation, by appointment at https://www.calendis.ro/cluj-napoca/centrul- de-cooperari-internationale-al-ubb/b, selecting Melinda Szmutku (floor #1, office #7, from Monday to Thursday, between 10:00 and 16:00, or, on Friday, between 10:00 and 14:00) in approximately 5 working days from the date of the submission of the request.

3.2 The contact persons for the Rector’s Order are Carmen ȚÂGȘOREAN, extension 6025, e-mail: carmen.tagsorean@ubbcluj.ro

Attention: The Rector’s order is not issued retroactively.