Cerere pentru eliberarea Dispoziției Rectorului – studenți

1. Studenții Universității Babeș-Bolyai (independent de nivelul de studiu, licență, master, doctorat sau post-doctorat) trebuie să solicite eliberarea Dispoziţiei Rectorului pentru deplasări în interes profesional sau educațional.
2. Dispoziția Rectorului pentru studenți (licență, master, doctorat) se poate acorda pentru o perioada de maximum 12 luni ale aceluiași an academic.
3. Dispoziția Rectorului nu se eliberează retroactiv.
4. Depunerea cererilor pentru Dispoziţia Rectorului se va face în baza unei programări pe Calendis (Centrul de Cooperări Internaționale, Compartimentul Mobilități și studenți internaționali, Carmen Țâgșorean) de luni până vineri, între orele 10:00 – 13:00, la biroul numărul 6, etaj 1.
5. Studenții au obligația de a depune formularul de cerere, însoțit de documentele justificative cu cel puțin cinci (5) zile înainte de începerea mobilității, urmând procedura specifică.
6. Eliberare Dispoziția Rectorului (10 zile lucrătoare de la data depunerii în format format fizic, la CCI):
a) Pentru studenții care au solicitat finanțare, DR vor fi trimise de către CCI la Serviciul Financiar, urmând ca beneficiarul să primească o notificare pe adresa instituțională de e-mail din partea responsabilului CCI. Mesajul va avea atașată o copie a dosarului de cerere și a DR. Informații legate de partea financiară, solicitare avans, procedură de decont, pot fi oferite de către Serviciul Financiar.
b) Studenții care nu solicită finanțare vor primi o copie a dosarului de cerere și a DR prin e-mail și urmează să ridice DR în format original de la CCI (personal sau prin împuternicitul nominalizat în declarația de accept procesare date personale. Declarația este disponibilă pe site-ul CCI: https://cci.ubbcluj.ro/teaching_mobility/files/Dispozitia%20Rectorului/declaratie%20protectia%20d atelor%20cu%20caracter%20personal.pdf). Eliberarea DR se realizează în baza unei programări pe Calendis (link: https://www.calendis.ro/cluj-napoca/centrul-de-cooperari-internationale-al- ubb/b, selectând Biroul de Mobilități și Studenți Internaționali -> Melinda Szmutku)
 
Persoanele de contact pentru Dispoziția Rectorului
Carmen Țâgșorean, 0264 429 762, int. 6025, e-mail: carmen.tagsorean@ubbcluj.ro.
Vianora Cătăneț, 0264 429 762, imt. 6011, e-mail: vianora.cătăneț@ubbcluj.ro
Pentru detaliile complete referitoare la Dispoziția Rectorului, vă invităm să consultați procedura specifică, disponibilă pe site-ul nostru la secțiunea Legislație. De asemenea, un model de completare a formularului de cerere și alte formulare sunt puse la dispoziție accesând urmatorul link.
 
Categorii de cheltuieli pentru care se poate solicita finanțare
Bursă de mobilitate
Precizări cu privire la bursa de mobilitate
Fondurile solicitate la categoria „bursă de mobilitate” reprezintă sumele solicitate în mod normal pentru cazare și diurnă, luând în considerare cuantumurile stabilite în HG 518/1995, cu modificările și completările ulterioare. Pe formularul de cerere se va trece o singură sumă în EUR/USD aferentă bursei de mobilitate, adăugând și defalcarea cheltuielilor după cum urmează: Bursă de mobilitate: …. EUR/ USD (cf. H.G. 518/1995) =diurna (nr. zile…. x cuantum…./zi….) + cazare (nr. de nopți ….x cuantum…./ noapte….)
A). Diurna
Diurna se acordă conform normelor legale în vigoare, HG 518/1995 cu modificările şi completările ulterioare; se completează în valuta precizată în legislație;
În cazul în care organizatorii asigură servicii de masă, contravaloarea sumei alocate pentru această categorie se reduce la 50%. Prin „masă”, în sensul prezentului articol, se înțelege prânz/cină/recepție/cocktail (exclusiv mic dejun). În cazul în care toate mesele zilnice sunt asigurate (all inclusive, ultra all inclusive etc.), nu se acordă finanțare pentru această categorie de cheltuieli. 
În cazul în care finanţarea deplasării se face din fondurile universității/facultăţii (inclusiv fond cercetare-grant doctoral) se acordă cinci (5) zile de diurnă. Se poate acorda un număr mai mare de zile de diurnă numai cu încadrare în prevederile bugetare ale entității și cu asumarea directorului de departament și a decanului sau Rector/Prorector/DGA din fondurile Universității.
B). Cazarea
Cuantumul cazării este prevăzut în HG 518/ 1995, cu modificările şi completările ulterioare şi nu poate fi depăşit;
Se completează în valuta menționată în legislație, fără zecimale. Suma include și taxele de oraș .
Transport
A). Transportul cu avion/tren:
Studenții Universității Babeș-Bolyai au dreptul să călătorească cu avionul sau cu trenul cu respectarea H.G. 518/1995 cu modificările și completările ulterioare.
Suma aferentă transportului se va completa pe formularul de cerere în lei, EUR/USD sau în moneda sursei de finanțare. Cheltuielile solicitate în EUR, USD sau alte valute se vor completa fără zecimale.  
B). Transportul cu autoturismul proprietate personală:
În cazul în care deplasarea se va efectua cu auto personal, la rubrica transport se vor completa două sume: una in LEI (contravaloarea carburantului pe teritoriul României) și una în EUR (contravaloarea carburantului în afara granițelor țării).
Pentru calculul numărului de km. se utilizează pagina http:/www.viamichelin.com/, alegându-se varianta de călătorie pe drumul cel mai scurt.
Calcularea contravalorii carburantului se va face ţinând cont de distanţa cea mai scurtă, la un preţ mediu de piaţă al carburanţilor (solicitantul poate prezenta, pentru calculul sumei corespunzătoare numărului de kilometri de pe teritoriul României, un bon de combustibil emis la o dată apropiată depunerii documentului; prețul respectiv va fi utilizat drept bază de calcul), cu un consum mediu de 7,5 l/100 km.
Deplasarea cu autoturismul proprietate personală nu se poate combina cu deplasarea cu alte mijloace de transport.
Se vor atașa oferte de transport alternative (avion și tren), care vor fi însoțite de o notă, asumată prin semnătură, din care să reiasă ca respectivele ofertele sunt cele mai mici din punct de vedere al prețului. Ofertele trebuie să corespundă datelor de călătorie din invitație.
 
Transport intern
Rubrica transport intern se referă la transportul în țara de destinație. Suma solicitată se va completa în lei sau în valută (EUR; USD etc.). Sumele în valută se completează fără zecimale. Se decontează un bilet de transport de la aeroport/gară la hotel și unul pentru transportul de la hotel la aeoport/gară;
În cazul în care sosirea în țara de destinație este în altă localitate decât cea unde are loc evenimentul se va deconta din costul călătoriei între cele două localități;
Pentru deplasările cu auto proprietate personală sau deținut cu orice alt titlu (comodat, leasing etc.), nu se va putea deconta transport intern.
Taxă de participare
Suma aferentă taxei de participare se va completa în moneda și cuantumul solicitate de organizatori, justificată cu un document emis de către aceștia, conținând explicit serviciile incluse (informațiile pot fi listate de pe pagina manifestării științifice/cursului etc. sau din mesajul e-mail primit de la organizatori);
Suma se va completa fără zecimale;
În cazul în care beneficiați de scutire de taxă de participare/taxa este achitată de o alta instituție/organizație este necesar să atașati documentele justificative;
Dacă taxa de participare a fost achitată prin alte proceduri se va anexa o dovadă a beneficilor/servicilor pe care le include (se acceptă şi documente listate de pe pagina de internet a manifestării la care urmează să se participe cu certificarea sub semnătura solicitantului);
În cazul în care se doreşte decontarea comisionului bancar aferent transferului taxei de participare este necesară anexarea unui extras de cont din care să rezulte cuantumul acestuia;
 
Alte categorii de cheltuieli
Se pot deconta și alte cheltuieli legate de participarea la o manifestare științifică/curs, cum ar fi cina conferinței (cuantumul diurnei va fi corelat cu această cheltuială), excursii (având un caracter științific, cuantumul diurnei va fi corelat cu această cheltuială), taxă de membru, cheltuielile pentru viza de intrare în tară, cheltuieli medicale pentru vaccinuri preventive obligatorii și medicamente pentru delegații în zone cu risc de îmbolnăvire, asigura medicală pentru care nu sunt acoperite de cardul european de asigurat, taxe de parcare, taxe de autostradă, taxe de pod, achiziție cărți etc.
Se atașează documentele justificative aferente;
Sumele achitate pe teritoriul României (asigurare medicale, vaccin, taxă de viză) se completează în lei, restul sumelor solicitate în valuta corespunzătoare. Sumele în valută se completează fără zecimale.
Documente necesare în vederea eliberării Dispoziției Rectorului (în funcție de scopul deplasării și categoriile de cheștuieli solicitate):

• Formular tip, disponibil pe site-ul nostru, la secțiunea Formulare utile https://cci.ubbcluj.ro/formulare-utile-cadre-didactice-si-studenti-licenta-master-doctorat/
• Invitaţie (se acceptă şi invitaţii în format electronic – versiunea printată certificată prin semnătura solicitantului). Se va imprima documentul cu funcția automată de print (ex: CTRL+P), exclus print screen.

Notă: Sosirea în localitatea de destinaţie trebuie planificată astfel încât să se ajungă la destinație la timp pentru începerea evenimentului, în conformitate cu documentele justificative primite de la organizatori.

• Declaraţie pe proprie răspundere de evitare a dublei finanțări: în cazul în care deplasarea se efectuează cu finanţare de la UBB (fonduri facultate, fond cercetare-grant doctoral, contracte etc.), cererea va fi însoţită de o declarație pe propria răspundere din care să reiasă că acele categorii de cheltuieli solicitate în cererea tip nu sunt acoperite şi din alte surse (organizatori, sponsorizări care nu trec prin gestiunea UBB etc.). În declarație se va face referire, în particular, la deplasarea în cauză și la întreaga perioadă a deplasării, cuprinzând timpul petrecut pe drum, nu doar la perioada desfăsurării evenimentului. Vă rugăm să consultați modelul pus la dispoziție pe site-ul nostru, la secțiunea Formulare utile https://cci.ubbcluj.ro/formulare-utile-cadre-didactice-si-studenti-licenta-master-doctorat/
• Declarația cu privire la acceptul prelucrării datelor personale:  disponibilă pe site-ul CCI, la secțiunea Formulare utile https://cci.ubbcluj.ro/formulare-utile-cadre-didactice-si-studenti-licenta-master-doctorat/
• Pentru deplasările cu autoturismul proprietate personală (așa cum este definită în procedura de DR) trebuie ataşate la cererea pentru DR următoarele documente:
• oferte (scrise): tren şi avion (în cazul în care localitatea de destinaţie nu are aeroport se va prezenta o ofertă de avion pentru cel mai apropiat aeroport şi o ofertă de tren cu plecare din respectiva localitate având ca destinaţie finală localitatea în care se va desfăşura mobiltatea). Ofertele pot fi listate şi de pe internet cu certificarea prin semnătura solicitantului. Baza de comparaţie este cea mai competitivă ofertă din punct de vedere financiar cu plecare din Cluj- Napoca. Se vor lua în considerare toate costurile suplimentare implicate de șederea în străinătate pe o perioada mai lungă decât cea justificată de scrisoarea de invitație/e-mail-ul de accept etc.
• declaraţie olografă prin care solicitantul îşi va asuma răspunderea cu privire la ofertele anexate la dosarul de cerere pentru Dispoziţia Rectorului (preţul cel mai mic de pe piaţă).), cu un consum mediu de 7,5 l/100 km.
• Document taxă de participare, din care să reiasă suma, valuta și beneficilor/servicilor pe care le include. În cazul în care în cererea pentru Dispoziţia Rectorului nu se solicită finanţare pentru taxa de participare se va preciza în declaraţia de cheltuieli dacă participarea la manifestarea ştiinţifică este condiţionată de plata unei taxe sau dacă există alte situaţii specifice (de ex. scutirea de taxă de participare);

Dispoziția Rectorului se eliberează după cum urmează:
a) Pentru studenții care au solicitat finanțare, DR vor fi trimise de către CCI la Serviciul Financiar, urmând ca beneficiarul să primească o notificare prin e-mail din partea responsabilului CCI. Mesajul va avea atașată o copie a dosarului de cerere și a DR. Informații legate de partea financiară, solicitare avans, procedură de decont, pot fi oferite de către Serviciul Financiar.
b) Studenții care nu solicită finanțare vor primi o copie a dosarului de cerere și a DR prin e-mail și urmează să ridice DR în format original de la CCI (personal sau prin împuternicitul nominalizat în declarația de accept procesare date personale. Declarația este disponibilă pe site-ul CCI. Eliberarea DR se realizează în baza unei programări pe Calendis (link: https://www.calendis.ro/cluj-napoca/centrul-de-cooperari-internationale-al- ubb/b, selectând Biroul de Mobilități și Studenți Internaționali -> Melinda Szmutku)
Notă!
Copia scanată a documentelor va fi transmisă pe adresa de e-mail scrisă pe formularul de cerere pentru eliberarea DR.
Beneficiarii care au comunicat o altă adresă de e-mail decât …@ubbcluj.ro, sunt rugați să verifice meniurile de Spam, Junk, Other etc.
5. Program de lucru cu publicul:
5.1. Cererile pentru Dispoziţia Rectorului se depun la Centrul de Coperări Internaţionale de luni până vineri, între orele 10:00 – 13:00, la biroul numărul 6, etaj 1
5.2 Persoanele de contact pentru Dispoziția Rectorului sunt Carmen Țâgșorean, int. 6025, e-mail: carmen.tagsorean@ubbcluj.ro.
Notă: Dispoziția Rectorului nu se eliberează retroactiv.
 

1. Students of Babeș-Bolyai University (regardless of their level of study—bachelor’s, master’s, PhD, or postdoctoral) must request the Rector’s Order for travel related to professional or educational purposes.
2. The Rector’s Order can be issued for a maximum period of 12 months within the same academic year.
3. The Rector’s Order cannot be issued retroactively.
4. Applications must be submitted by appointment via Calendis (International Cooperation Center, Mobility and International Students Office, Carmen Țâgșorean) from Monday to Friday, between 10:00 AM – 1:00 PM, at Office No. 6, 1st floor.
5. Students must submit the completed application form, along with the required supporting documents, at least five (5) days before the mobility start date, following the specific procedure.
6. Issuance of the Rector’s Order (within 10 working days from the physical submission at ICC):
   a) For students applying for funding: The ICC will send the Rector’s Order to the Financial Service. The applicant will receive a notification on their institutional email from the ICC representative, along with a copy of the application file and the Rector’s Order. The Financial Service can provide details regarding funding, advance payments, and reimbursement procedures.
   b) For students not requesting funding: A copy of the application file and the Rector’s Order will be sent via email. The original Rector’s Order must be collected from the ICC in person or through an authorized representative, as indicated in the data processing consent form (available on the ICC website: Link). Appointments for document collection must be made through Calendis (appointment link, selecting Mobility and International Students Office -> Melinda Szmutku).

Contact Persons for the Rector’s Order

• Carmen Țâgșorean – Phone: 0264 429 762, ext. 6025, Email: carmen.tagsorean@ubbcluj.ro
• Vianora Cătăneț – Phone: 0264 429 762, ext. 6011, Email: vianora.cătăneț@ubbcluj.ro
  For full details regarding the Rector’s Order, please refer to the specific procedure available on our website under the Legislation section. A sample application form and other relevant templates are also available online.

---

Categories of Expenses Eligible for Funding

1. Mobility Grant

Important Notes:

The requested mobility grant typically covers accommodation and daily allowance (per diem), in accordance with the rates specified in Government Decision (HG) 518/1995, as amended. The application form must include a single amount in EUR/USD, with a breakdown as follows:

Mobility Grant: … EUR/USD (as per HG 518/1995) = Daily Allowance (number of days… × amount…/day…) + Accommodation (number of nights… × amount…/night…)

A) Daily Allowance (Per Diem)

• The daily allowance is granted in compliance with HG 518/1995, as amended, and must be filled in the currency specified by the legislation.
• If the event organizers provide meals, the allocated amount for this category is reduced by 50%. “Meal” refers to lunch, dinner, reception, or cocktail, but not breakfast. If all meals are covered (e.g., all-inclusive packages), no funding is granted for this category.
• If the travel is funded by the university/faculty (including research grants or PhD grants), five (5) days of per diem are granted. A higher number of days may be approved only within the entity’s budget limits and with the approval of the department director, dean, or Rector/Vice-Rector/General Administrative Director (DGA).

B) Accommodation

• Accommodation expenses must comply with HG 518/1995, as amended, and cannot exceed the stipulated limits.
• The requested amount must be filled in the specified currency, without decimal points. The total includes city taxes.

2. Transport

A) Air/Train Travel

• Babeș-Bolyai University students may travel by air or train in accordance with HG 518/1995, as amended.
• The transport amount must be filled in LEI, EUR/USD, or the currency of the funding source. Requests in EUR, USD, or other currencies must be rounded without decimals.

B) Personal Car Travel

• If traveling by personal car, the transport section must include two amounts:
  • In LEI – for fuel within Romania
  • In EUR – for fuel outside Romania
• The travel distance must be calculated using ViaMichelin, selecting the shortest route.
• Fuel costs must be calculated based on the shortest distance and an average market fuel price.
• Traveling by personal car cannot be combined with other means of transport.
• Alternative transport offers (air/train) must be attached, along with a signed declaration confirming the most economical choice.

3. Local Transport (at the Destination)

• Local transport refers to travel within the destination country.
• The requested amount must be filled in LEI or foreign currency (EUR, USD, etc.), rounded without decimals.
• Only one round-trip ticket (airport/train station to hotel and back) will be reimbursed.

4. Participation Fee

• The participation fee must be filled in the currency requested by the event organizers and justified with an official document listing the included services.
• If exempted from the participation fee or if it is covered by another institution, supporting documents must be attached.
• If reimbursement of the bank transfer fee is requested, a bank statement showing the transaction details must be provided.

5. Other Eligible Expenses

• Other expenses related to participation in a scientific event or course may also be covered, including:
  • Conference dinner
  • Scientific excursions
  • Membership fees
  • Visa fees
  • Mandatory vaccinations
  • Travel medical insurance (if not covered by the European Health Insurance Card)
  • Parking fees, highway tolls, bridge tolls
  • Book purchases
• Supporting documents must be attached for reimbursement.

Required Documents for Issuing the Rector’s Order

(depends on the purpose of the trip and the requested funding):

• Standard application form – available online: Useful Forms
• Invitation letter (electronic version accepted, must be printed using the auto-print function, e.g., CTRL+P, screenshots are not accepted)
• Declaration on avoiding double funding (for UBB-funded trips)
• Personal data processing consent form
• Transport offers (if using a personal car)
• Participation fee invoice (if applicable)

Issuance of the Rector’s Order

a) For funded students: Sent to the Financial Service → Notification via email → Financial details available from the Financial Service.
b) For non-funded students: Emailed copy → Original must be collected from ICC (appointment required via Calendis).

📌 Important Notes:

• The Rector’s Order cannot be issued retroactively.
• Office hours: Monday-Friday, 10:00 AM – 1:00 PM, at Office No. 6, 1st Floor.
• Check your email spam folder if you do not receive a notification.