Demersuri înainte de începerea mobilității de studiu

Felicitări! Ați participat la Selecție și ați fost declarat ADMIS. Acum probabil vă întrebați ce anume urmează. Pe scurt, trebuie să treceți prin următoarele etape:

1. Relația cu universitatea parteneră – Pregătirea documentelor cerute de universitatea gazdă și trimiterea aplicației către aceștea, pentru a fi acceptat(ă) ca student(ă) ERASMUS (aproximativ în prima lună după selecție (pentru mobilitățile care se desfășoară în primul semestru).
2. Relația cu Universitatea Babeș-Bolyai – Pregătirea documentelor cerute de Universitatea Babeș-Bolyai, necesare mobilității și contractului financiar (acestea se realizează cu cel puțin o lună înainte de începerea mobilității, conform scrisorii de accept primite din partea universității gazdă și a calendarului academic al acesteia).

Vă invităm să citiți mai jos detaliile referitoare la pașii menționați anterior!

Stabilirea datei de plecare și a numărului de luni de mobilitate  

Informaţiile referitoare la durata, respectiv, perioada de desfăşurare a mobilităţii trebuie comunicate coordonatorului ERASMUS de la facultate, care va confirma la universitatea parteneră lista studenţilor selectaţi.

Studentul selectat nu trebuie să întreprindă nici un demers până când facultatea nu comunică universităţii partenere lista studenţilor selectați.

Odată încheiată această etapă, puteţi demara pregătirea propriu-zisă pentru plecarea în mobilitate. Pe toată durata acestor pregătiri, în timpul efectuării mobilităţii şi până la încheierea ei, beneficiaţi de sprijinul şi asistenţa Biroului Erasmus din cadrul Centrului de Cooperări Internaţionale al Universităţii Babeş–Bolyai.

Precizări referitoare la durata mobilităţii:  

• durata unei mobilităţi poate fi cuprinsă între 3 şi 12 luni ale aceluiaşi an academic;
• numărul lunilor de mobilitate este stabilit prin acordul bilateral care stă la baza fiecărei mobilităţi din cadrul Programului ERASMUS și scrisoarea de accept, respectiv calendarul academic al universității gazdă;

Notă:  

• prelungirea perioadei mobilităţii se poate aproba în următoarele condiţii:
• se poate acorda prelungire cu sau fără sprijin financiar din partea Programului ERASMUS;
• fiecare solicitare se evaluează la nivel de facultate si Rectorat;
• întreaga perioadă de mobilitate să nu depăşească 12 luni ale aceluiaşi an academic;
• să nu se depășească numărul maxim de zile de mobilitate aferent nivelului de studiu la care este studentul.

1. Relaţia cu universitatea parteneră

După confirmarea selecţiei de către coordonatorul ERASMUS de la facultate trebuie să luaţi legătura cu universitatea de destinaţie, prin e-mail, telefonic sau prin formularele de contact (identificate pe site-ul universității partenere), adresându-vă persoanei care se ocupă de Programul ERASMUS, componența INCOMING. Datele de contact le puteţi găsi pe pagina web a universităţii partenere sau cu ajutorul coordonatorului ERASMUS de la facultate.

În acest fel, veţi afla informaţii referitoare la:

• modalitatea de obţinere a invitaţiei și formalități în vederea înmatriculării la universitatea parteneră; invitaţiaeste documentul careconfirmă primireadvs. la universitatea parteneră şi stă la baza întocmirii actelor necesare efectuării mobilităţii;

Atenţie!

• Unele universităţi vă vor solicita, în vederea completării invitaţiei, date suplimentare (deexemplu: data naşterii, domiciliul stabil, numărul paşaportului, datele de sosire/plecare, date de contact etc.).
• Unele universităţi solicită completarea şi trimiterea unui formular de înscriere (care se găseşte pe internet), iar altele folosesc poşta electronică. De asemenea, acestea vă mai pot solicita şi o dovadă a obţinerii mobilităţii ERASMUS, adică Certificatul de student ERASMUS, care se eliberează de către Biroul Erasmus din cadrul Centrului de Cooperări Internaţionale al Universităţii Babeş-Bolyai sau alte acte (de exemplu, foaia matricolă).
• Vă rugăm să țineți cont de termenele limită de transmitere a documentelor sau de completare a formularelor online impuse de universitatea gazdă.
• Menționăm că universitățile partenere au dreptul de a respinge aplicații.

Originalul scrisorii de invitaţie va fi trimis la cerere de către universitatea parteneră la adresa comunicată de către dvs. şi va fi necesar în vederea obţinerii actelor necesare efectuării mobilităţii. Pentru realizarea formalităţilor la Biroul Erasmus este valabilă şi o copie a invitaţiei scanată şi trimisă prin e-mail.

• posibilităţile de cazare pe care le oferă universitatea parteneră (în spaţii proprii sau în chirie), precum şi asistenţa pe care o oferă studenţilor internaţionali pentru găsirea unui spaţiu de cazare (eventuale formulare sau adrese de contact ale unor agenţii cu care universitatea respectivă cooperează, costurile, condiţiile de cazare etc.);

Atenţie! Rezervarea unei camere, plata anticipată a chiriei (unele universităţii solicită acest lucru) şigarantarea ocupării ei la data planificată este responsabilitatea exclusivă a dvs.

• calendarul anului academic, util în stabilirea datelor de plecare şi, respectiv, întoarcere dinmobilitate, date care vor fi asumate prin Contractul Financiar ce va fi semnat la Biroul Erasmus cu maxim două săptămâni înainte de plecarea în mobilitate de către dvs (după achiziţionarea biletului de transport) sau de către o persoană împuternicită notarial (pentru studenţii care nu pot fi prezenți personal la semnarea contractului financiar);

• materiile de studiu: este obligatorie stabilirea unui program de studiu, care va fi înscris înContractul de studiu (Learning Agreement);
• Notă: programul de studiu îl veţi stabili împreună cu coordonatorul ERASMUS de la facultate.

• permisul de şedere şi procedura de obţinere;
• cheltuielile de întreţinere în localitatea de destinaţie
• alte informaţii utile.

II. Relaţia cu Universitatea Babeş-Bolyai

Înainte de plecarea în mobilitate trebuie să obţineţi de la Biroul Erasmus următoarele documente şi formulare tipizate și să parcurgeți anumiți pași:

• Documente eliberate (conform procedurilor prezentate mai jos):
• Dispoziţia Rectorului;
• Certificatul de student ERASMUS;
• Contractul Financiar;

• Formulare care trebuie completate înainte de plecare;
• Contractul de studiu;
• Testarea lingvistică-online

Notă: Documentele menţionate anterior se eliberează doar după obţinerea invitaţiei urmând procedurileprezentate mai jos:

1. Dispoziţia Rectorului și certificatul ERASMUS

Completarea şi semnarea formularului tip de cerere pentru Dispoziţia Rectorului              

• completaţi formularul tip de cerere pentru obţinerea Dispoziţiei Rectorului, poate fi obţinut de la Biroul Erasmus, de pe pagina web (Formulare necesare pentru mobilitatea de studii – Centrul de Cooperări Internaționale (ubbcluj.ro)) sau de la coordonatorul ERASMUS de la facultate;

• cererea tip trebuie semnată la facultate (de către Directorul de Departament şi Decan);
• trimiteți formularul tip de cerere pentru Dispoziţia Rectorului, la care anexaţi copia scrisorii de invitaţie, copia după buletin şi formularul tip pentru Contractul Financiar prin e-mail la persoana responsabilă de mobilitatea dumneavoastra din cadrul Biroului Erasmus.

Eliberarea Dispoziţiei Rectorului, a Certificatului de student ERASMUS

Certificatul de student ERASMUS se eliberează, împreună cu Dispoziţia Rectorului, în termen de 10 zile lucrătoare de la depunerea formularul tip de cerere pentru Dispoziţia Rectorului.

Certificatul de student ERASMUS atestă calitatea de student în cadrul Programului ERASMUS, perioada şi universitatea parteneră la care veţi fi înmatriculat.

 2. Contractul de studiu (Learning Agreement)

În cazul în care nu ați pregătit documentul în faza de aplicare la universitatea gazdă, completaţi în format electronic partea ”Before the mobility” a formularului tip de Learning Agreement incluzând atât materiile pecare intenţionaţi să le studiaţi la universitatea parteneră cât și materiile cu care acestea vor fi recunoscute și echivalate (completați tabelul A si B al formularului);

Programul de studiu şi lista materiilor care pot fi studiate la universitatea parteneră se găsesc, deregulă, pe pagina web a universităţii partenere.

Atenţie! Înainte de completarea contractului de studiu, trebuie să consultaţi coordonatorul ERASMUS de la facultate, astfel încât programul de studiu stabilit să poată fi recunoscut la întoarcerea din mobilitate.

În stabilirea materiilor de studiu, împreună cu coordonatorul ERASMUS de la facultate, veţi ţine seama de:

• informaţiile privind conţinutul cursurilor de la universitatea parteneră;
• programul de studiu pe care trebuie să îl parcurgeţi la Universitatea Babeş-Bolyai;
• numărul de credite necesar pentru a realiza recunoașterea academică.

Specificaţi numărul de credite ECTS aferent fiecărei materii, astfel încât să respectaţi numărul minim totalde credite pentru fiecare mobilitate:

• 20 de credite ECTS, obţinute la universitatea parteneră, pentru o mobilitate de trei luni;
• 30 de credite ECTS, obţinute la universitatea parteneră, pentru o mobilitate de un semestru;
• 60 de credite ECTS, obţinute la universitatea parteneră, pentru o mobilitate de un an.

Atenţie! În cazul în care solicitaţi prelungirea mobilităţii cu un trimestru sau un semestru, va trebuie săobţineţi creditele necesare şi pentru perioada de prelungire.

Semnaţi Learning Agreement-ul, în ordinea de mai jos:

• dumneavoastră în calitate de beneficiar;
• coordonatorul ERASMUS de la facultate, care în acest fel atestă compatibilitatea programului de studiu de la universitatea parteneră cu cel de la Universitatea Babeş–Bolyai;
• coordonatorul Instituţional ERASMUS⁺ ( pentru obținerea semnăturii se trimite documentul persoanei responsabile de mobilitatea dumneavoastra, din cadrul Biroului Erasmus);
• persoanele responsabile la universitatea gazdă;

Atenţie! Programul de studiu ales şi convenit de cele două părţi trebuie respectat de către beneficiarul mobilităţii.

Modificările  survenite în Learning Agreement-ul dumneavoastră:

• trebuie aprobate de către coordonatorul ERASMUS de la facultate;
• se menţionează pe pagina prevăzută special pentru modificări ale Learning Agreement-ului (se completează tabelele C si D ale documentului).
• se obțin semnăturile necesare, respectând ordinea menționată mai sus;
• trimiterea formularului de Learning Agreement scanat pe mail nu exclude depunerea în original a documentului la sfârșitul mobilității (având toate semnăturile în original).

La sfârşitul perioadei de studii, universitatea parteneră trebuie să confirme îndeplinirea programului de studiu. De asemenea, aceasta trebuie să completeze Transcript of Records cu notele şi creditele obţinute la cursurile stabilite în program și trebuie să vă confirme perioada de mobilitate prin completarea si semnarea atestatului de prezență (Attendance certificate).

Testarea lingvistică-online

Realizarea testării lingvistice online la plecarea și la întoarcerea din mobilitate de către studenții care au mobilități și care studiază la universitatea parteneră în: engleză, franceză, italiană, spaniolă, germană sau olandeză;

3. Contractul Financiar

3.1 Contractul Financiar:

• este documentul pe baza căruia se primeşte grantul ERASMUS şi în care sunt stipulate: părţile contractante, drepturile şi obligaţiile părţilor (Universitatea Babeş-Bolyai, studentul ERASMUS şi garantul), cuantumul lunar al grantul ERASMUS şi modalitatea de plată conform coordonatelor bancare comunicate de către beneficiar, actele necesare pentru efectuarea decontului, modul de soluţionare la eventualelor litigii;
• se încheie în trei exemplare originale: un exemplar vă revine dumneavoastră, în calitate de beneficiar al mobilităţii, un exemplar pentru garantul dumneavoastră, iar un exemplar rămâne la Universitate (Biroul Erasmus);
• Contractul Financiar şi actul adiţional aferent mobilităţii trebuie semnate înainte de plecarea dvs. din ţară la Biroul Erasmus. Studenţii care pleacă în mobilitate şi nu pot semna personal Contractul Financiar, vor desemna notarial, un împuternicit, care să semneze contractul.

Notă: contractual financiar se semnează în baza unei programări prealabile care se stabilește după transmiterea documentelor necesare Dispoziției Rectorului.

3.2 Garantul

• trebuie să fie cetățean român cu carte de muncă angajat pentru o perioada nedeterminată sau pensionar în România;
• acesta se obligă să restituiegrantul, parţial sau total, în cazul în care nu vă respectaţi obligaţiile asumate prin Contractul Financiar.

3.3 Împuternicitul

• este persoana pe care o alegeţi să vă reprezinte şi să semneze documentele legate demobilitatea ERASMUS pentru perioada cât lipsiţi din ţară;
• desemnarea împuternicitului se face printr-un document notarial.

Documente necesare pentru semnarea contractului financiar

• Formularul pentru semnarea contractului financiar, completat electronic și semnat olograf – documentul se depune in original;
• Copia actelor de identitate ale beneficiarului de mobilitate (C.I., pașaport – pagina cu date personale, permis de ședere);
• copie după numărul de cont şi codul IBAN al contului de EURO al beneficiarului mobilității – document primit de la bancă;
• copie bilet de transport sau declaraţie olografă cu data plecării din ţară (pentru deplasările cu autoturismul personal);
• o copie a Cardului European de Sănătate sau a unei asigurări medicale private (încheiată pe cont propriu de către beneficiar);
• împuternicirea notarială pentru semnarea Contractului Financiar (doar dacă este cazul), în original și o copie a cărții de identitate a împuternicitului; Pentru identificare împuternicitul trebuie să prezinte cartea de identitate;
• copie după cartea de identitate a garantului pe care se notează și numărul de telefon mobil, telefon fix și adresă de e-mail – în funcție de caz;
• declaraţie de garantare realizată la notar de către garant (persoană angajată în România pentru o perioada nedeterminată sau pensionară) în care să se menționeze faptul că în cazul în care beneficiarul nu respectă obligațiile contractului financiar, garantul îsi asumă să restituie grantul ERASMUS+ (mare atenție la tipul de mobilitate – studiu sau plasament). Declarația se predă în original;
• adeverinţă salariat a garantului (eliberată cu cel mult o săptămână înainte data programată pentru semnarea Contractului Financiar)/cupon pensie garant (din luna anterioară semnării Contractului Financiar) – în original;

Notă:

• Documentele necesare pentru semnarea contractului financiar se trimit în prealabil în formă scanată către persoana responsabilă de mobilitate, din cadrul Biroului ERASMUS;
• La semnarea contractului financiar dumneavoastră sau împuternicitul pentru semnarea contractului va prezenta în original, la Biroul Erasmus următoarele documente:
• Formularul pentru contractual financiar;
• Declarația olografă privind călătoria (doar în cazul în care deplasarea se realizează cu autoturismul personal;
• Împuternicirea notarială pentru semnarea contractului financiar ( doar dacă este cazul);
• Declarația de garantare realizată de către garant, la notar;
• Adeverința de salariat a garantului (eliberată cu cel mult o săptămână înainte de data programată pentru semnarea Contractului Financiar) sau cuponul de pensie al garantului (din luna anterioară semnării contractului);

Viramentul grantului ERASMUS

Grantul ERASMUS se virează în contul bancar menţionat în Contractul Financiar amintit mai sus.

Contulbancar în care se va efectua viramentul grantului trebuie să fie un cont în EUR, deschis la Banca Transilvania, pe numele dvs.

Atenţie! Comisioanele interbancare vor fi suportate de către dumneavoastră.

Recomandări referitoare la contul bancar:

• să solicitaţi şi un card în EUR astfel încât să puteţi avea acces la contul dvs. şi în străinătate;
• să desemnaţi un împuternicit pe cont, fie că este vorba de contul curent sau de cel de card.

Suma de bani virată va fi calculată în funcţie de durata şederii efective în străinătate şi menţionată în Contractul Financiar, chiar dacă numărul iniţial de luni (cel menţionat în acordul bilateral şi pe afişul depromovare a mobilităţilor) este mai mare.

Granturile vor fi virate studenţilor care au semnat Contractul Financiar (după virarea banilor de către Agenţia Naţională pentru Programe Comunitare în Domeniul Educaţiei şi Formării Profesionale către         Universitatea Babeş-Bolyai), după cum urmează:

• 80% din bursă va fi virată în conturile personale în termen de maximum 15 zile lucrătoare de la semnarea contractului financiar, dar nu cu mai mult de 15 zile lucrătoare înainte de plecarea în mobilitate;
• 20% din bursă se va vira la întoarcerea din mobilitate a studentului, după încheierea decontului (inclusiv completarea raportului narativ online și depunerea foii matricole la Biroul ERASMUS).

Notă: Din momentul semnării Contractului Financiar, procedura de virare a banilor, care presupuneacţiuni ale Biroul Erasmus, Serviciului Financiar şi ale băncilor durează, în medie, 15 zile lucrătoare.

Recomandări:

• Este bine să luaţi cu dvs.:
• câteva fotografii tip paşaport pentru diferite acte care vor fi necesare la destinaţie;
• fotocopii ale actelor eliberate de Universitatea Babeş–Bolyai.

• Să vă rezervaţi biletul de călătorie cu suficient timp înainte, pentru ca plecarea să nu fie întârziată în raport cu perioada definită în Contractul Financiar.
• Documentele de călătorie în original se vor păstra pentru decont la întoarcere.
• Cardul ESN (Erasmus Student Network) sau Cardul ISIC (International Student Identity Card)

(opţional) – acesta este un card care vă permite să beneficiaţi de o serie de reduceri de preţ la obiective turistice, librării, locuri de cazare, transport etc. în întreaga lume.

• Asigurare medicală de călătorie;