Centrul de Cooperări Internaționale

Organizarea mobilităților

Stabilirea duratei şi perioadei de mobilitate

Stabilirea duratei și perioadei de mobilitate se face luând în considerare următoarele elemente:

  • semestrul în care veţi efectua mobilitatea de predare (TA) sau de staff training (ST);
  • mobilitatea de predare (TA) sau de staff training (ST) nu poate fi efectuată în perioadele de vacanţă, sesiuni de examene, de practică prevăzute în calendarul academic al universităţii partenere, sau să acopere exclusiv sfârşitul de săptămână;
  • durata minimă a unei mobilităţi este de trei zile pentru mobilități de staff training (excluzând zilele de călătorie);
  • durata minimă a unei mobilitati este de 1 zi pentru mobilități de predare (excluzând zilele de călătorie), cu obligaţia de efectua cele 8 ore de predare;
  • numărul de zile finanțate se alocă la nivel de facultate în limita fondurilor disponibile;
  • numărul mobilităţilor este stabilit explicit prin acordul bilateral care stă la baza fiecărei mobilităţi din cadrul Mecanismului SEE (acest număr este raportat la ANPCDEFP în luna februarie şi aprobat de către finanţator);

 Demersuri în vederea obţinerii Dispoziţiei Rectorului

 Etapele care trebuie parcurse în vederea obţinerii Dispoziţiei Rectorului sunt:

  • contactarea universitătii partenere in vederea obţinerii invitaţiei; aceasta poate fi un document pdf sau un mesaj email print screen, în care să se identifice numele expeditorului și al destinatarului; invitaţia trebuie să conţină perioada exactă a mobilităţii, precum si scopul – mobilitate predare sau staff training;
  • deschiderea unui cont bancar în EUR; contul Universităţii pentru Mecanismul SEE este deschis la Banca Transilvania; în cazul în care viramentul se va face într-o alta bancă, atunci comisioanele interbancare sunt suportate de ambele părţi; grantul SEE nu poate fi ridicat în numerar de la casieria Universităţii;
  • completarea formularului tip de cerere pentru Dispoziţia Rectorului online pe pagina de web: https://cms.ubbcluj.ro/ (contul si parola sunt cele de la Academic Info); se corelează perioada menţionată în invitaţie, la care se pot adăuga maxim 1-2 zile de călătorie la dus (în funcţie de posibilităţile de transport – avion, tren, auto personal, etc şi distanţă), și maxim 1-2 zile de călătorie la revenire  (în funcţie de posibilităţile de transport – avion, tren, auto personal, etc şi distanţă);
  • Platforma cms.ubbcluj.ro oferă tutorial online (după intrarea în cont) care prezintă modul în care se completează cererea pentru Dispoziţia Rectorului:
  • Fluxul se porneşte pe baza documentului word cu cererea completată prin generare din aplicație, la care sunt adăugate: copie invitație (sau mesaj e-mail acceptare), copie buletin, copie cont bancar menţionând IBAN-ul pe numele beneficiarului, declarație de evitare a dublei finanțări; programul de predare sau de staff training semnat la universitatea parteneră;

Important: Vă rugăm să vă asigurați că, în momentul în care porniți fluxul pentru Dispoziția Rectorului, ați urmat pașii:

 1. Ați încărcat cererea în varianta finală, dar sub formă de document word (vă rugăm nu transformaţi cererea în document PDF, JPEG, etc);

2. Ați ataşat documentele necesare cu status final;

3. Ați selectat toate documentele menționate mai sus;

4. Verificați înainte de pornirea subfluxului că următoarele persoane: Directorul de Departament, Decan, Ramona Onciu, Sergiu Mișcoiu, Son Elena Adriana, apar în procesul fluxului (acest lucru este important pentru ca fluxul să se deruleze corect și rapid);

5. În cazul în care primiți un mesaj că solicitarea dumneavoastră a ajuns la o persoană care nu era menţionată în flux, vă rugăm să contactați Departamentul de Comunicații, mai exact pe Dl. Daniel Stuparu (daniel.stuparu@ubbcluj.ro).

  • Cererea se printează și se semnează doar de către solicitant;
  • Aprobarea deplasării se va face doar online de către Directorul de Departament și Decanat;
  • depunerea la Biroul Erasmus+, din cadrul Centrului de Cooperări Internaționale, a formularului tip de cerere pentru Dispoziţia Rectorului, de luni până joi (cu 2-3 săptămâni înainte de plecare), între orele 10:00 – 13:00) împreună cu istoricul fluxului imprimat din contul Dvs. de cms.ubbcluj.ro;
  • semnarea contractului financiar OBLIGATORIU înainte de plecarea în mobilitate; în cazul în care sunteţi cadru didactic sau personal administrativ desfăşurând activitatea la o Extensie UBB, contractul financiar poate fi semnat prin procură notarială de către o altă persoană. Grantul se virează cu cel mult 3 zile lucrătoare înainte de plecarea în mobilitate.

Note:

• se întocmeşte o singură Dispoziţie a Rectorului, fiind precizate toate datele necesare efectuării transferului bancar al grantului ERASMUS+ în contul personal al beneficiarului;

• este obligaţia dvs. să prezentaţi toate documentele necesare întocmirii Dispoziţiei Rectorului;

• în cazul în care beneficiaţi şi de alte surse de finanţare, programarea pentru ridicarea numerarului de la casieria Universităţii trebuie realizată de către dumneavoastră;

• programul de predare trebuie să includă informații cât mai detaliate referitoare la cursul/cursurile dumneavoastră, acoperind 8 ore de predare;

• programul de staff training trebuie să conțină informații detaliate referitor la programul dumneavoastră de formare profesională (stabilirea de noi cooperări între universități poate fi menționat la valoarea adăugată a mobilității, dar nu poate fi un obiectiv sau o activitate în sine).

Documente necesare la revenirea din mobilitate în cadrul Mecanismului SEE

Decontul se realizează personal!

  • ordinul de deplasare ridicat de la Registratura Universităţii, în maxim 3 zile lucrătoare de la revenirea în ţară, prezentând o copie a Dispoziţiei Rectorului (ordinul se semnează de către beneficiar şi reprezentantul Decanatului);
  • atestat semnat la universitatea parteneră care certifică perioada deplasării şi minim 8 ore de predare SAU atesatul de formare profesională cuprinzând perioada mobilităţii;
  • programul de predare / programul de staff training semnat la universitatea parteneră;
  • chestionar online după revenirea din mobilitate (completarea acestuia este o etapă obligatorie);
  • declaraţie cu datele de ieşire şi revenire în România – model pe site-ul CCI.

De asemenea, se depun următoarele documente la Biroul Erasmus+ pentru a nu fi decontate din alte surse de finanțare:

  • factura de cazare (în cazul în care a fost prevăzută decontarea cazării pe Dispoziţia Rectorului);
  • biletele de călătorie şi boarding pass (în cazul în care a fost prevăzută decontarea transportului extern pe Dispoziţia Rectorului);
  • bonuri de benzină dacă deplasarea a fost realizată cu autoturismul personal (în cazul în care a fost prevăzută decontarea transportului extern pe Dispoziţia Rectorului);
  • alte bilete pentru transport intern: autobuz, metrou, etc. (în cazul în care a fost prevăzută decontarea transportului intern pe Dispoziţia Rectorului).