Demersuri înainte de începerea mobilității de plasament – Centrul de Cooperări Internaționale

Felicitări! Ați participat la Selecție și ați fost declarat ADMIS. Acum probabil vă întrebați ce anume urmează. Pe scurt, trebuie să treceți prin următoarele etape:

Relația cu instituția parteneră – Pregătirea documentelor cerute de instituția gazdă și trimiterea aplicației către aceștea, pentru a fi acceptat(ă) ca student(ă) ERASMUS (aproximativ în prima lună după selecție.
Relația cu Universitatea Babeș-Bolyai – Pregătirea documentelor cerute de Universitatea Babeș-Bolyai, necesare mobilității și contractului financiar (acestea se realizează cu cel puțin o lună înainte de începerea mobilității, conform scrisorii de accept primite din partea instituției gazdă și a calendarului academic al acesteia).

Vă invităm să citiți mai jos detaliile referitoare la pașii menționați anterior!

Stabilirea datei de plecare și a numărului de luni de mobilitate

Informaţiile referitoare la durata, respectiv, perioada de desfăşurare a mobilităţii trebuie comunicate coordonatorului ERASMUS de la facultate, care va confirma la instituția parteneră lista studenţilor selectaţi.

Studentul selectat nu trebuie să întreprindă nici un demers până când facultatea nu comunică instituției partenere lista studenţilor selectați.

Odată încheiată această etapă, puteţi demara pregătirea propriu-zisă pentru plecarea în mobilitate. Pe toată durata acestor pregătiri, în timpul efectuării mobilităţii şi până la încheierea ei, beneficiaţi de sprijinul şi asistenţa Biroului Erasmus din cadrul Centrului de Cooperări Internaţionale al Universităţii Babeş–Bolyai.

Precizări referitoare la durata mobilităţii:

durata unei mobilităţi poate fi cuprinsă între 2 şi 12 luni ale aceluiaşi an academic;
numărul lunilor de mobilitate este stabilit prin acordul bilateral care stă la baza fiecărei mobilităţi din cadrul Programului ERASMUS și scrisoarea de accept, respectiv calendarul academic al universității gazdă;

Notă:

prelungirea perioadei mobilităţii se poate aproba în următoarele condiţii:
cu sau fără sprijin financiar din partea Programului ERASMUS;
întreaga perioadă de mobilitate să nu depăşească 12 luni ale aceluiaşi an academic;
să nu se depășească numărul maxim de zile de mobilitate aferent nivelului de studiu la care este studentul.

Relaţia cu instituția parteneră

După confirmarea selecţiei de către coordonatorul ERASMUS de la facultate trebuie să luaţi legătura cu instituția de destinaţie, prin e-mail sau telefonic, adresându-vă persoanei care se ocupă de Programul ERASMUS, componenta INCOMING. Datele de contact le puteţi obține cu ajutorul coordonatorului ERASMUS de la facultate.

În acest fel, veţi afla informaţii referitoare la:

modalitatea de obţinere a invitaţiei – invitaţiaeste documentul careconfirmă primireadvs. la instituția parteneră şi stă la baza întocmirii actelor necesare efectuării mobilităţii;

Atenţie!

Unele instituții vă vor solicita, în vederea completării invitaţiei, date suplimentare (deexemplu: data naşterii, domiciliul stabil, numărul paşaportului, datele de sosire/plecare, date de contact etc.).
Vă rugăm să țineți cont de termenele limită de transmitere a documentelor sau de completare a formularelor online impuse de către instituția gazdă.
Menționăm că instituțiile partenere au dreptul de a respinge aplicații.

Originalul scrisorii de invitaţie va fi trimis la cerere de către instituția parteneră la adresa comunicată de către dvs. şi va fi necesar în vederea obţinerii actelor necesare efectuării mobilităţii. Pentru realizarea formalităţilor la Biroul Erasmus este valabilă şi o copie a invitaţiei scanată şi trimisă prin e-mail.

posibilităţile de cazare pe care le oferă instituția parteneră (în spaţii proprii sau în chirie), precum şi asistenţa pe care o oferă studenţilor internaţionali pentru găsirea unui spaţiu de cazare (eventuale formulare sau adrese de contact ale unor agenţii cu care universitatea respectivă cooperează, costurile, condiţiile de cazare etc.);

Atenţie! Rezervarea unei camere, plata anticipată a chiriei (unele instituții solicită acest lucru) şigarantarea ocupării ei la data planificată este responsabilitatea exclusivă a dvs.

programul de practică: este obligatorie stabilirea unui program de practică, care va fi înscris înContractul de practică (Training agreement);
permisul de şedere şi procedura de obţinere;
cheltuielile de întreţinere în localitatea de destinaţie
alte informaţii utile.

II. Relaţia cu Universitatea Babeş-Bolyai

Înainte de plecarea în mobilitate trebuie să obţineţi de la Biroul Erasmus următoarele documente şi formulare tipizate și să parcurgeți anumiți pași:

Documente eliberate (conform procedurilor prezentate mai jos):
Dispoziţia Rectorului;
Certificatul de student ERASMUS;
Contractul Financiar;

Formulare care trebuie completate înainte de plecare;
Contractul de practică;
Testarea lingvistică-online

Notă: Documentele menţionate anterior se eliberează doar după obţinerea invitaţiei urmând procedurileprezentate mai jos:

1. Dispoziţia Rectorului și certificatul ERASMUS

ÎNAINTE DE PLECARE (cu 6-8 săptămâni înainte de plecare)

Pornirea Fluxului de Cerere pentru Dispoziția Rectorului

ATENȚIE:

Fluxul de Cerere pentru Dispoziția Rectorului trebuie inițiat cu mai mult de 15 zile lucrătoare înainte de data de începere a mobilității conform invitației.
Nu se pot aproba cereri trimise după începerea mobilității sau după efectuarea acesteia.
Nu se aprobă retroactiv!
Vă rugăm să vă asigurați că fluxul este aprobat în întregime și finalizat cu minim 7 zile lucrătoare înainte de începere a mobilității conform invitației!
Urmăriți fluxul constant și verificați stadiul acestuia până la finalizare!

Înainte de începerea Fluxului:

Vă rog să vă asigurați că aveți următoarele date/documente:

Informațiile de logare la adresa de e-mail UBB
Scrisoarea de invitație/ e-mailul de confirmare a acceptului primit din partea instituției gazdă cu datele exacte de mobilitate (format pdf).

Notă: perioada exactă înseamnă ziua, luna și anul de începere a mobilității și ziua, luna și anul de încheiere a mobilității.

Copie carte de identitate (format pdf)
Extrasul de cont pentru IBAN-ul contului în EURO deschis pe numele dumneavoastră.

NOTĂ: Numărul de cont trebuie să fie deschis la o bancă din România. Viramentul se efectuează dintr-un cont Banca Transilvania, astfel dacă furnizați un cont de la o altă bancă, se poate să existe comisioane de transfer inter-bancar, pe care le suportă ambele părți (dumneavoastră și universitate).

Pentru a obține Dispoziția Rectorului (documentul care justifică deplasarea dumneavoastră) vă rog să accesați următorul link:

https://flux.ubbcluj.ro

Pașii sunt următorii:

Vă autentificați cu adresa de email instituțională (@ubbcluj.ro)

Vă rugăm să verificați că în dreptul numelui dumneavoastră apare corect specializarea la care studiați și la care ați fost selectați. În cazul în care nu apare specializarea corectă va trebui să dați click pe numele dumneavoastră în colțul dreapta sus, bifați ”Doresc să aleg o altă specializare”, selectați specializarea corectă, apoi salvați modificările.

Apăsați ”+ Începe un flux nou” (în partea de sus a paginii)
Alege tipul de flux – Cerere Dispoziția Rectorului
Alege subtipul de flux – Finanțare fonduri mobilități ERASMUS (lungă durată)

Completați datele primare cu datele mobilității:

Perioada totală de deplasare – Data plecare din Cluj-Napoca – vă rugăm să treceți data de începere a mobilității conform invitației și a calendarului academic și data de întoarcere, ultima zi de mobilitate conform invitației și a calendarului academic.
Perioadă eveniment – datele între care se desfășoară mobilitatea conform invitației (ar trebui să corespundă cu cele de mai sus)
Rută – Cluj-Napoca – orașul de destinație – Cluj-Napoca
Mijloc de transport –selectați din lista prestabilită

Atenție în cazul în care veți călători împreună cu același autoturism, cu alți colegi, veți trece numele persoanelor (se pot trece maxim 3 persoane).

Notă: Categorii de transport:

Categoria de transport non-green include: avionul, autoturismul personal, fără a călători împreună cu alți beneficiari.
Categoria de transport green include: tren, autobus, auto personal folosit de cel puțin 2 beneficiari cu bursă Erasmus, pentru aceeași destinație, rută, perioadă, pe relație dus-întors. Autoturismele electrice nu sunt încadrate la green travel dacă nu se îndeplinește condiția călătoriei a 2 beneficiari, anterior menționate.

În continuare bifați căsuța: Mobilitate Erasmus și completați datele dumneavoastră cerute în formular și datele contului în EURO deschis pe numele dumneavoastră.

La categoria Deplasări – adăugați deplasare:

Scop –Practică ERASMUS
Localitatea și Țara de destinație
Data sosirii și data plecării din localitate conform invitației și a perioadei înregistrate mai sus

Cheltuială (veți avea 2 tipuri de cheltuieli) – adăugați cheltuială:

(prima cheltuială)

Tip cheltuială – Transport mobilități în programul ERASMUS+
Resursa finanțare– Erasmus mobilități
Descriere – (scrieți) Mobilitate de practică
La moneda veți selecta EURO
Total Cheltuială: (veți scrie suma rezultată conform instrucțiunilor de mai jos)

Modalitatea de calcul pentru transportul extern:

Suma alocată pentru transport se calculează pe baza distanței stabilite de către finanțator cu calculatorul : https://erasmus-plus.ec.europa.eu/resources-and-tools/distance-calculator

Suma forfetară se alocă pentru transport pe baza distanței stabilite folosind calculatorul și prin încadrarea în tabelul de mai jos, indiferent dacă în realitate distanța parcursă va fi mai mare decât cea stabilită de sistem.

Suma pentru transport din tabel este suma standard, ce se alocă o singură dată pentru transportul dus-întors (nu se înmulțește cu 2) în funcție de categoria de transport (green/non-green).

Suma transport conform calculatorului de distanța:

Distanța de călătorie KM	Transport GREEN EURO	Transport NEECOLOGIC EURO
10-99	56	28
100-499	285	211
500-1999	417	309
2000-2999	535	395
3000-3999	785	580
4000-7999	1188	1188
8000 sau mai mult	1735	1735

(adăugați a doua cheltuială)

Tip cheltuială – Sprijin individual pentru mobilități ERASMUS+
Resursa finanțare– Erasmus mobilități
Descriere – Mobilitate de practică
La moneda veți selecta EURO
Total cheltuială: veți trece 756 sau 824 în funcție de țara de destinație conform tabelului de mai jos.

Țară gazdă	Sumă pe lună
Austria, Belgia, Danemarca, Finlanda, Franța, Germania, Irlanda, Islanda, Italia, Liechtenstein, Luxemburg, Norvegia, Suedia, Țările de Jos	824 EUR
Cehia, Cipru, Estonia, Grecia, Letonia, Malta, Portugalia, Slovacia, Slovenia, Spania	824 EUR
Bulgaria, Croația, Lituania, Macedonia de Nord, Polonia, Serbia, Turcia, Ungaria	756 EUR

Studenții care provin din medii defavorizate (alții decât cei cu nevoi speciale) vor primi pentru mobilitățile de studiu o suplimentare de 250 EUR/lună.

Pentru a beneficia de această sumă suplimentară beneficiarii trebuie să încarce o adeverință primită de la secretariatul facultății în care să se menționeze faptul că acestea se încadrează în categoria cazurilor sociale.

Notă: Valoarea totală a grantului va fi stabilită după încheierea fluxului, în funcție numărul de zile de mobilitate calculat prin sistemul de raportare, ținând cont de datele exacte de mobilitate din invitație. Sistemul de raportare consideră luna ca având 30 de zile.

Vă rog să bifați:

Pentru perioada solicitată nu am solicitat și nu am primit aprobare pentru o deplasare în interes profesional – în țară sau în străinătate – care să se suprapună total sau parțial din punct de vedere al perioadei solicitate în prezenta cerere pentru Dispoziția Rectorului
Nu am solicitat Universității Babeș-Bolyai sau unei alte instituții private sau de stat din România sau din străinătate, decontarea niciuneia dintre categoriile de cheltuieli din prezenta cererea printr-un alt mijloc (aplicație, referat de necesitate, memoriu etc.), inclusiv achitarea unei taxe pe numele coautorului articolului acceptat spre prezentare.
Acordul privind prelucrarea datelor cu caracter personal.

Salvați și continuați

Încărcați următoarele documente:

invitația primită din partea instituției gazdă și dacă este cazul, calendarul academic și Screenshot-ul site-ului partenerilor.
copie carte de identitate
Extrasul de cont pentru IBAN-ul contului în EURO deschis pe numele dumneavoastră.

Adeverință caz social – doar dacă sunteți încadrați în această categorie.

De asemenea vă rog să vă asigurați că persoanele care aprobă fluxul dumneavoastră sunt:

Cozmuța Oana-Andreea
Directorul de Departamentului din care faceți parte (Selectați persoana)
Decanul Facultății la care studiați
Ramona Onciu
Sergiu Mișcoiu
Cozmuța Oana-Andreea

Porniți fluxul.

Vă rugăm să urmăriți fluxul și să țineți cont de eventualele corecturi/modificări pe care trebuie să le realizați în termenul indicat în platformă, astfel încât să nu se anuleze automat cererea dumneavoastră, atrăgând după sine reluarea procesului. Informațiile privind eventualele modificări se transmit ca răspuns prin flux!

Vă rugăm să vă asigurați că fluxul este aprobat în întregime și finalizat cu minim 7 zile LUCRĂTOARE înainte de începere a mobilității!

După aprobarea fluxului de către toate persoanele responsabile veți primi un e-mail cu propunerea de programare pentru semnarea contractului financiar și cu instrucțiunile privind documentele necesare semnării acestuia.

În cazul în care nu primiți un e-mail vă rog să ne contactați telefonic.

Eliberarea Dispoziției Rectorului, a Certificatului de student ERASMUS

Certificatul de student ERASMUS se eliberează, împreună cu Dispoziția Rectorului, în termen de 10 zile lucrătoare de la finalizarea fluxului de cerere pentru Dispoziția Rectorului.

Certificatul de student ERASMUS atestă calitatea de student în cadrul Programului ERASMUS, perioada și universitatea parteneră la care veți fi înmatriculat.

Eliberarea Dispoziţiei Rectorului, a Certificatului de student ERASMUS

Certificatul de student ERASMUS se eliberează, împreună cu Dispoziţia Rectorului, în termen de 10 zile lucrătoare de la finalizarea fluxului de cerere pentru Dispoziţia Rectorului.

Certificatul de student ERASMUS atestă calitatea de student în cadrul Programului ERASMUS, perioada şi universitatea parteneră la care veţi fi înmatriculat.

2. Contractul de practică (Training Agreement)

Completaţi în format electronic partea ”Before the mobility” a formularului tip de Training Agreement incluzând toate activitățile, programul de practică, competențele care urmează să fie acumulate, la instituția parteneră.

Atenţie! Înainte de completarea contractului de practică, trebuie să consulaţi coordonatorul ERASMUS de la facultate, astfel încât programul de practică stabilit să poată fi recunoscut la întoarcerea din mobilitate.

Semnaţi Training Agreement-ul, în ordinea de mai jos:

dumneavoastră în calitate de beneficiar;
coordonatorul ERASMUS de la facultate, care în acest fel atestă compatibilitatea programului de practică de la instituția parteneră cu cel de la Universitatea Babeş–Bolyai;
coordonatorul Instituţional ERASMUS⁺ ( pentru obținerea semnăturii se trimite documentul persoanei responsabile de mobilitatea dumneavoastra, din cadrul Biroului Erasmus);
persoanele responsabile la universitatea gazdă;

Testarea lingvistică-online

Realizarea testării lingvistice online la plecarea și la întoarcerea din mobilitate de către studenții care au mobilități și care studiază la universitatea parteneră în: engleză, franceză, italiană, spaniolă, germană sau olandeză;

3. Contractul Financiar

3.1 Contractul Financiar:

este documentul pe baza căruia se primeşte grantul ERASMUS şi în care sunt stipulate: părţile contractante, drepturile şi obligaţiile părţilor (Universitatea Babeş-Bolyai, studentul ERASMUS şi garantul), cuantumul lunar al grantul ERASMUS şi modalitatea de plată conform coordonatelor bancare comunicate de către beneficiar, actele necesare pentru efectuarea decontului, modul de soluţionare la eventualelor litigii;
se încheie în trei exemplare originale: un exemplar vă revine dumneavoastră, în calitate de beneficiar al mobilităţii, un exemplar pentru garantul dumneavoastră, iar un exemplar rămâne la Universitate (Biroul Erasmus);
Contractul Financiar şi actul adiţional aferent mobilităţii trebuie semnate înainte de plecarea dvs. din ţară la Biroul Erasmus. Studenţii care pleacă în mobilitate şi nu pot semna personal Contractul Financiar, vor desemna notarial, un împuternicit, care să semneze contractul.

Notă: contractul financiar se semnează în baza unei programări prealabile care se stabilește după finalizarea fluxului pentru Dispoziției Rectorului și se poate stabili pentru o dată cu maxim 2 săptămâni înainte de începerea activității academice și a mobilității la universitatea gazdă, data stabilită conform invitației primite de la parteneri.

3.2 Garantul

trebuie să fie cetățean român cu carte de muncă angajat pentru o perioada nedeterminată) sau pensionar în România;
acesta se obligă să restituiegrantul, parţial sau total, în cazul în care nu vă respectaţi obligaţiile asumate prin Contractul Financiar.

3.3 Împuternicitul

este persoana pe care o alegeţi să vă reprezinte şi să semneze documentele legate demobilitatea ERASMUS pentru perioada cât lipsiţi din ţară;
desemnarea împuternicitului se face printr-un document notarial.

Cu maxim 7 zile, minim 3 zile înainte de data programată pentru semnarea contractului financiar, vă rog să completați Formularul pentru contractul financiar pe care îl găsiți la următorul link și vă rog să încărcați documentele cerute prin formular.

Mai jos veți găsi link-ul către formular și lista documentelor necesare:

Documente necesare pentru contractul financiar (aceste documente sunt cerute în formularele din link-urile de mai sus).

copia cărții de identitate (ambele fețe)/ pașaport (doar în cazul cetățenilor străini).
copia IBAN-ului contului în EURO, deschis pe numele dumneavoastră la o bancă din România. Documentul trimis este emis de Banca și trebuie să conțină numele dumneavoastră, numărul de cont și moneda, astfel puteți trimite un scan al documentului numit ”Lista IBAN-urilor” sau un extras de cont. Plata grantului va fi realizată prin Banca Transilvania. Din acest motiv doresc să vă aduc la cunoștință că în cazul în care și dumneavoastră aveți cont la această bancă, nu vor exista comisioane de transfer inter-bancar. În cazul în care alegeți să vă deschideți contul la o altă bancă, vor exista comisioane pentru transferul dintre bănci. Sumele percepute de bănci nu îmi sunt cunoscute.
copie bilet călătorie/rezervare bilet sau declarație olografă în care menționați data plecării, rută și mijlocul de transport folosit(în cazul în care veți călători cu autoturism personal). În cazul declarației, dacă veți călători împreună cu alți colegi spre aceeași destinație, în aceeași mașină, vă rog să menționați și numele acestora.
o copie a Cardului European de Sănătate sau a unei asigurări medicale private (încheiată pe cont propriu de către beneficiar).
declarație de garantare realizată la notar de către garant (garantul este un cetățean român, angajat în România pentru o perioadă nedeterminată sau pensionar în România) în care să se menționeze faptul că acesta(garantul) își asumă să restituie grantul ERASMUS în eventualitatea în care beneficiarul nu își îndeplinește obligațiile contractului financiar. Din această declarație trebuie să reiasă cele menționate mai sus și trebuie să fiți atent(a), dacă se menționează tipul de mobilitate ERASMUS, să se menționeze corect tipul mobilitate (studiu sau practică).

Notă: Beneficiarul mobilității nu poate fi și garant.

copie a cărții de identitate a garantului împreună cu datele de contact ale acestuia (număr de telefon fix, număr de telefon mobîl și adresa de e-mail – ce are și ce folosește).
adeverință de salariat a garantului eliberată cu cel mult o săptămână înainte de data programată pentru semnarea contractului financiar, sau ultimul cupon de pensie-în cazul pensionarilor. Adeverință de salariat trebuie să menționeze faptul că garantul este angajat pentru o perioadă nedeterminată și, în cazul în care nu este confidențial, să menționeze venitul lunar. În cazul în care venitul este confidențial, se va menționa acest lucru.
împuternicire notarială pentru semnarea contractului financiar (doar dacă este cazul) – un document semnat de către beneficiar, prin care împuternicește o anumită persoană pentru a semna contractul financiar. Acest document se cere doar în cazul în care beneficiarul mobilității nu poate fi prezent personal la semnarea contractului. – dacă este cazul.
adeverință de la facultate privind statutul social. În cazul în care vă încadrați în categoria cazurilor sociale, pentru a beneficia de un top-up, vom avea nevoie de o adeverință de la Facultatea dumneavoastră, în care să se menționeze faptul că sunteți încadrat(a) ca și caz social. – dacă este cazul.

Persoanele care se încadrează în categoria cazurilor sociale, pot beneficia de o suplimentare de 250 EUR/lună a grantului.

Notă:

La semnarea contractului, dumneavoastră (sau împuternicitul), trebuie să aduceți/aducă în original următoarele documente:
- Declarația de garantare făcută la notar de către garant
- Adeverință de salariat a garantului sau ultimul cupon de pensie, în funcție de caz.
- Declarația olografă privind transportul, doar în cazul în care deplasarea se va realiza cu autoturismul personal și nu prezentați copia biletului de călătorie sau rezervarea transportului.
- Împuternicire (acolo unde este cazul)
- Adeverință de la facultate cu privire la statutul de caz social (doar dacă este cazul).

Model contract financiar – mobilitate de plasament Download

Viramentul grantului ERASMUS

Grantul ERASMUS se virează în contul bancar menţionat în Contractul Financiar amintit mai sus.

Contulbancar în care se va efectua viramentul grantului trebuie să fie un cont în EUR, deschis la Banca Transilvania, pe numele dvs.

Atenţie! Comisioanele interbancare vor fi suportate de către dumneavoastră.

Recomandări referitoare la contul bancar:

să solicitaţi şi un card în EUR astfel încât să puteţi avea acces la contul dvs. şi în străinătate;
să desemnaţi un împuternicit pe cont, fie că este vorba de contul curent sau de cel de card.

Suma de bani virată va fi calculată în funcţie de durata şederii efective în străinătate şi menţionată în Contractul Financiar, chiar dacă numărul iniţial de luni (cel menţionat în acordul bilateral şi pe afişul depromovare a mobilităţilor) este mai mare.

Granturile vor fi virate studenţilor care au semnat Contractul Financiar(după virarea banilor de către Agenţia Naţională pentru Programe Comunitare în Domeniul Educaţiei şi Formării Profesionale către Universitatea Babeş-Bolyai), după cum urmează:

80% din bursă va fi virată în conturile personale în termen de maximum 15 zile lucrătoare de la semnarea contractului financiar, dar nu cu mai mult de 15 zile lucrătoare înainte de plecarea în mobilitate;
20% din bursă se va vira la întoarcerea din mobilitate a studentului, după încheierea decontului (inclusive completarea raportului narativ online și depunerea foii matricole la Biroul ERASMUS).

Notă: Din momentul semnării Contractului Financiar, procedura de virare a banilor, care presupuneacţiuni ale Biroul Erasmus, Serviciului Financiar şi ale băncilor durează, în medie, 15 zile lucrătoare.

Recomandări:

Este bine să luaţi cu dvs.:
câteva fotografii tip paşaport pentru diferite acte care vor fi necesare la destinaţie;
fotocopii ale actelor eliberate de Universitatea Babeş–Bolyai.

Să vă rezervaţi biletul de călătorie cu suficient timp înainte, pentru ca plecarea să nu fie întârziată în raport cu perioada definită în Contractul Financiar.
Documentele de călătorie în original se vor păstra pentru decont la întoarcere.
Cardul ESN (Erasmus Student Network) sau Cardul ISIC (International Student Identity Card)

(opţional) – acesta este un card care vă permite să beneficiaţi de o serie de reduceri de preţ la obiective turistice, librării, locuri de cazare, transport etc. în întreaga lume.

Asigurare medicală de călătorie;