În primele săptămâni de mobilitate vă rugăm să obţineţi atestatul de înmatriculare la universitatea parteneră (Arrival Certificate) şi să trimiteţi (documentul scanat) prin email către Biroul ERASMUS (persoanei responsabile de mobilitatea dumneavoastră).
De asemenea vă rugăm să obțineți semnăturile universității partenere pe contractul dumneavoastră de studiu (Learning agreement) și să realizați eventualele modificări ale documentului, completând secțiunea destinată acestora (Changes to the original Learning agreement).
Documentul se completează electronic, apoi se semnează de către student, se trimite Coordonatorului Departamental Erasmus de la Facultate (UBB) pentru aprobare, apoi se trimite persoanei responsabile de mobilitate din cadrul Biroului ERASMUS. După ce primiti versiunea semnată din partea persoanei responsabile de mobilitate din cadrul Biroului ERASMUS, va trebui să obtineți semnăturile persoanelor responsabile de la universitatea parteneră, în spațiile destinate lor.
Atentie! Vă rugăm să păstrați până la întoarcerea din mobilitate:
- Atestatul de înmatriculare (Arrival Certificate)
- Learning agreement
- Biletul de călătorie
- Chitanțele de cazare/contractual de închiriere
Prelungirea perioadei de studiu în străinătate
În cazul în care doriți să rămâneți în continuare la universitatea gazdă, aveți posibilitatea de a vă prelungi mobilitatea și pentru al doilea semestru al anului academic curent.
NOTĂ! Numărul maxim de zile de mobilitate ERASMUS de care puteți beneficia este de 360 de zile/ciclu de studiu.
NOTĂ! În cazul în care, datorită prelungirii sesiunii de examinare, este nevoie să prelungiți mobilitatea cu 1-2 săptămâni, va trebui să urmați aceeași procedură, cu mențiunea că se va lua în considerare perioada până la încheierea sesiunii.
NOTĂ! Nu se poate prelungi mobilitatea dintr-un an academic în următorul!
Fluxul necesare pentru prelungire, trebuie pornit cu cel puțin o luna înainte de încheierea primei dispoziții, în cazul dumneavoastră, cu cel puțin o luna înainte de încheierea primei părți de mobilitate (data de final menționată mai sus).
Notă! Dacă universitatea gazdă cere o confirmare din partea noastră (nominalizare) vă rog să vă adresați Coordonatorului Departamental ERASMUS de la Facultate.
Pornirea Fluxului de Cerere pentru Dispoziția Rectorului cu mai mult de 15 zile lucrătoare înainte de începerea perioadei de prelungire.
ATENȚIE:
- Fluxul de Cerere pentru Dispoziția Recotului trebuie inițiat cu mai mult de 15 zile lucrătoare înainte de data de începere a prelungirii mobilității conform invitației și a calendarului academic.
- Nu se pot aprobă cereri trimise după începerea prelungirii mobilității sau după efectuarea acesteia.
- Nu se aprobă retroactiv!
- Vă rugăm să vă asigurați că fluxul este aprobat în întregime și finalizat cu minim 7 zile lucrătoare înainte de începere a mobilității conform invitației și a calendarului academic!
- Urmăriți fluxul constant și verificați stadiul acestuia până la finalizare!
Înainte de începerea Fluxului:
Vă rog să vă asigurați că aveți următoarele date/documente:
- Informațiile de logare la adresa de e-mail UBB
- Scrisoarea de invitație/ e-mailul de confirmare a acceptului prelungirii primit din partea universității gazdă pentru prelungirea mobilității cu datele exacte de prelungire (format pdf)*. Data de începere a perioadei de prelungire trebuie să fie ziua imediat următoare încheierii primei părți de mobilitate. În cazul în care pe invitație nu apar datele exacte de mobilitate vă rog să aveți și calendarul academic în format pdf și un screenshot al site-ului partenerilor unde găsiți calendarul. Screenshot-ul trebuie să conțină vizibil adresa site-ului și întreaga pagină, astfel încât să poată fi verificată.
Notă: *perioada exactă înseamnă ziua, luna și anul de începere a mobilității și ziua luna și anul de încheiere a mobilității (incluzând sesiunea de examene).
- Cerere olografă (scrisă de mână) în care solicitați prelungirea mobilității dumneavoastră și motivați solicitarea (format pdf)
Pentru a obține Dispoziția Rectorului (documentul care justifică deplasarea dumneavoastră) vă rog să acesați următorul link:
Pașii sunt următorii:
- Vă autentificați cu adresa de email instituțională (@ubbcluj.ro)
Vă rugăm să verificați că în dreptul numelui dumneavoastră apare corect specializarea la care studiați și la care ați fost selectați. În cazul în care nu apare specializarea corecta va trebui să dați click pe numele dumneavoastră în colțul dreapta sus, bifați ”Doresc să aleg o altă specializare”, selectați specializarea corecta, apoi salvați modificările.
- Apăsați ”+ Începe un flux nou” (în partea de sus a paginii)
- Alege tipul de flux – Cerere Dispoziția Rectorului
- Alege subtipul de flux – Finanțare fonduri mobilități ERASMUS (lungă durată)
Completați datele primare cu datele mobilității:
- Perioada totală de deplasare – Data plecare din Cluj-Napoca – vă rugăm să treceți data imediat următoare încheierii primei părți de mobilitate și data de întoarcere, ultima zi de mobilitate conform invitației și a calendarului academic.
- Perioadă eveniment – vă rugăm să treceți data imediat următoare încheierii primei părți de mobilitate și data de întoarcere, ultima zi de mobilitate conform invitației și a calendarului academic)
- Ruta – Cluj-Napoca – orașul de destinație – Cluj-Napoca
- Mijloc de transport –selectați din lista prestabilită
Atenție în cazul în care veți călători împreună cu același autoturism, cu alți colegi, veți trece numele persoanelor (se pot trece maxim 3 persoane).
În continuare bifați căsuța Mobilitate Erasmus și completați datele dumneavoastră cerute în formular și datele contului în EURO deschis pe numele dumneavoastră.
La categoria Deplasări – adăugați deplasare:
- Scop –Studii
- Localitatea și Țara de destinație
- Data sosirii și data plecării din localitate conform invitației și a perioadei înregistrate mai sus
Cheltuială (veți avea un tip de cheltuială) – adăugați cheltuială:
1.(prima cheltuială)
- Tip cheltuială – Sprijin individual pentru mobilități ERASMUS+
- Resursa finanțare– Erasmus mobilități
- Descriere – Mobilitate de studiu-prelungire
- La moneda veți selecta EURO
- Total cheltuială: veți trece 674 sau 606 în funcție de țară de destinație conform tabelului de mai jos.
| Țară gazdă | Suma pe lună |
| Austria, Belgia, Danemarca, Finlanda, Franța, Germania, Irlanda, Islanda, Italia, Liechtenstein, Luxemburg, Norvegia, Suedia, Țările de Jos | 674 EUR |
| Cehia, Cipru, Estonia, Grecia, Letonia, Malta, Portugalia, Slovacia, Slovenia, Spania | 674 EUR |
| Bulgaria, Croația, Lituania, Macedonia de Nord, Polonia, Serbia, Turcia, Ungaria | 606 EUR |
| Țări partenere programului (non-UE) | 700 EUR |
Studenții care provin din medii defavorizate (alții decât cei cu nevoi speciale) vor primi pentru mobilitățile de studiu o suplimentare de 250 EUR/lună.
În această situație suma de 250 EURO va fi adăugată la suma alocată în funcție de țară de destinație, iar în Flux veți trece suma rezultată.
Notă: Valoarea totală a grantului va fi stabilită după încheierea fluxului, în funcție numărul de zile de mobilitate calculat prin sistemul de raportare, ținând cont de datele exacte de mobilitate din invitație. Sistemul de raportare consideră luna ca având 30 de zile. Formula de calcul al grantului total este: (Număr zile conform sistem raportare /30)x Grant lunar.
Vă rog să bifați:
- Pentru perioada solicitată nu am solicitat și nu am primit aprobare pentru o deplasare în interes profesional – în țară sau în străinătate – care să se suprapună total sau parțial din punct de vedere al perioadei solicitate în prezenta cerere pentru Dispoziția Rectorului
- Nu am solicitat Universității Babeș-Bolyai sau unei alte instituții private sau de stat din România sau din străinătate, decontarea niciuneia dintre categoriile de cheltuieli din prezenta cererea printr-un alt mijloc (aplicație, referat de necesitate,memoriu etc.), inclusiv achitarea unei taxe pe numele coautorului articolului acceptat spre prezentare.
- Acordul privind prelucrarea datelor cu caracter personal.
Salvați și continuați
Încărcați următoarele documente:
- invitația primită din partea instituției gazdă și dacă este cazul, calendarul academic și Screenshot-ul site-ului partenerilor.
- Cererea olografă prin care solicitați prelungirea și motivați solicitarea dumneavoastră.
De asemenea vă rog să vă asigurați că persoanele care aprobă fluxul dumneavoastră sunt:
- Fader Ramona-Gabriela
- Directorul de Departamentului din care faceți parte (Selectați persoana)
- Decanul Facultății la care studiați
- Ramona Onciu
- Sergiu Miscoiu
- Fader Ramona-Gabriela
Porniți fluxul.
Vă rugăm să urmăriți fluxul și să țineți cont de eventualele corecturi/modificări pe care trebuie să le realizați în termenul indicat în platforma, astfel încât să nu se anuleze automat cererea dumneavoastră, atrăgând după sine reluarea procesului. Informațiile privind eventualele modificări se transmit ca răspuns prin flux!
ATENȚIE! În cazul în care fluxul nu este aprobat în întregime cu minim 7 zile lucrătoare înainte de începerea perioadei de prelungire, acesta se anulează automat, iar dumneavoastră nu veți putea efectua prelungirea mobilității.
Numărul de credite pe care trebuie să îl obțineți la universitatea parteneră este de 20 de credite ECTS (pentru mobilităţile de 3 luni), 30 de credite ECTS (pentru mobilităţile de un semestru) şi 60 de credite ECTS (pentru mobilităţile de un an academic).
În cazul prelungirii mobilității pentru semestrul doi al aceluiași an academic, va trebui să vă asigurați că veți obține cele 60 de credite și va trebui ca materiile din semestrul de prelungire să se regăseasca în Learning agreement.
Procedura de decont a mobilității, se realizează la finalul acesteia, incluzand perioada de prelungire, astfel va trebui să rămâneți în mobilitate și să vă continuați studiul la universitatea gazdă. Documentele justificative le veti preda dupa încheierea mobilității.
La sfârşitul perioadei de mobilitate, prezentaţi Biroului de Relaţii Internaţionale al universităţii partenere atestatul perioadei de studiu (Attendance certificate), care trebuie completat, semnat și ștampilat de aceștea.
Notă:
- Documentul se semnează de parteneri cu maxim 2-3 zile înainte de încheierea mobilității.
- Durata de studiu în străinătate se calculează începând cu data începerii cursurilorîn străinătate şi până la data încheierii perioadei de studiu (incluzând sesiunea de examene) și de mobilitate a studentului – confirmând încheierea stagiului. Durata astfel identificată trebuie să confirme perioada petrecută în mobilitate care ar trebui coincidă cu durata prevăzută în Contractul Financiar.
- În cazul în care activitatea dumneavoastră la universitatea gazdă se încheie înainte de perioada stabilită prin contract trebuie să luați în prealabil legătura cu persoana responsabilă de mobilitatea dumneavoastră din cadrul Biroului ERASMUS, să anunțați eventualele schimbări și să obțineți aprobarea pentru această modificare.