- Ce trebuie să fac după ce am revenit din mobilitate:
În termen de 48 de ore lucrătoare de la revenirea în ţară, în timpul programului de lucru cu publicul (luni – joi între orele 10:00-13:00) sunteţi obligat să vă prezentaţi personal la Biroul Erasmus şi să depuneţi actele justificative impuse de prevederile de decontare menționate în Contractul Financiar și anume:
– decontului academic: reprezintă documente emise de către universitatea parteneră: atestatul de prezență (attendance certificate), contractul de studiu (learning agreement), foaia matricolă (transcript of records). Acestora li se adaugă și raport narativ.
– decontului financiar: ordin de deplasare (de pe pagina Biroului Erasmus), bilete de transport (dus-întors), chitanțe de cazare, declarații.
După revenirea în țară contactați Coordonatorul Departamental SEE al facultății dumneavoastră, în vederea prezentării documentelor necesare procesului de recunoaștere și echivalare al programului de studiu.
- Documentele de decont
- Atestat de prezență (Attendance Certificate)- documentul atestă perioada de mobilitate a participantului realizată în format fizic, eliberat/completat de instituția gazdă după susținerea ultimului examen, la finalul mobilitatii sau cu maxim 1-2 zile înainte de finalizarea acesteia.
! Nerespectarea integrală a perioadei de studiu specificată în atestatul emis de către universitatea parteneră atrage după sine restituirea grantului primit.
- Contractul de studiu( Learning agreement) împreună cu pagina de Changes (în cazul în care există)- completat în întregime în format electronic, respectând formatul nostru (inclusiv pagina de changes), având toate semnaturile și ștampilele în original
! Nerespectarea programului de studiu asumat de student prin Learning Agreement cu universitatea de origine atrage după sine restituirea integrală a ajutorului financiar.
- Foaia matricolă (Transcript of records)– documentul se emite de către universitatea parteneră la finalul mobilității, și conține toate cursurile la care ați participat, notele obținute în urma susținerii examenelor, precum și numărul de creditele aferente materiilor promovate.
! În cazul studenţilor masteranzi sau doctoranzi care nu au urmat cursuri la universitatea parteneră, ci au desfăşurat activităţi de documentare, justificarea îndeplinirii programului de studiu SEE se face printr-o scrisoare de la profesorul îndrumător în care să se precizeze că au fost îndeplinite obiectivele mobilităţii şi că munca depusă permite acordarea a 20, 30 sau, respectiv, 60 de credite ECTS (în funcţie de durata mobilităţii).
! În cazul în care documentul nu este gata până la întoarcerea dumneavoastră, transmiteți partenerilor să ne trimită inițial o copie scanată a acestuia, și apoi în original, cu semnătura și stampila originală, prin poștă.
! Documentul se completează de către parteneri în formatul lor. În cazul în care partenerii nu au un format propriu, puteți utiliza formatul nostru.
! Odată cu revenirea în țară, trimiteți o copie după Transcript of Records coordonatorului SEE al facultății dumneavoastră, pentru a putea începe procesul de echivalare.
- Raport narativ– se primește pe adresa dumneavoastră de mail din partea Comisiei Europene, după finalizarea mobilității
- Ordinul de deplasare: poate fi găsit pe pagina Biroului Erasmus și este primul document care înregistrează finalizarea mobilității și revenirea în țară. Completați câmpurile libere și semnați în colțul din dreapta jos, la secțiunea Titular avans, conform modelului de mai jos:
- Copie carte de identitate/pașaport
- Bilete de călătorie (dus și întors) sau declarație* în care se menționează data plecării, data revenirii, mijlocul de transport și ruta utilizată (în cazul în care ați plecat și v-ați întors cu auto personal sau trenul)
- Chitanțe cazare / contract de închiriere sau o declarație* scrisă de mână în care se menționează faptul că, pe perioada mobilității ați locuit la adresa… și ați plătit o chirie lunară în valoare de…
- Declarație* pe proprie răspundere în care se menționează data și ora ieșirii din România la începutul mobilității și data și ora revenirii în România la finalul mobilității
- Declarație* pe proprie răspundere în care se menționează faptul că pe perioada mobilității nu ați fost în România pe o perioadă mai lungă de 8 zile (pentru o mobilitate mai mare de 3 luni) / declarație pe proprie răspundere în care menționați faptul că pe perioada mobilității nu ați fost deloc în România (pentru o mobilitate mai mică sau egală cu 3 luni).
*Declarațiile se scriu olograf (de mână) și se redactează pe foi separate.
- La stabilirea datei de întoarcere din mobilitate şi la efectuarea eventualei rezervări pe mijlocul de transport, trebuie să aveţi în vedere obligativitatea de a vă întoarce în ţară la data specificată în Dispoziţia Rectorului. Orice modificare a periaodei de mobilitate trebuie anunțată în prealabil Biroului Erasmmus și aprobată de acesta.
- Recunoașterea și echivalarea notelor
Procesul de recunoaștere și echivalare al notelor obținute în urma mobilității se desfășoară la nivelul facultății, respectând Regulamentul de recunoaștere al perioadei de studiu în străinătate la UBB.
Odată cu revenirea în țară, contactați Coordonatorul SEE al facultății pentru a-i trimite o copie a foii matricole primite din partea universității partenere (Transcript of Records), contractul de studii final (Learning agreement inclusiv pagina de changes) precum și alte documente necesare facultății în vederea realizării acestui proces.