Short Mobility for Ph.D. students

Programele de scurtă durată pentru doctoranzi sunt elaborate și puse în aplicare de 2 instituții de învățământ superior care provin din 2 state membre ale Uniunii Europene și țări terțe asociate la program.

Toți studenții doctoranzi, în special cei care nu pot participa la o activitate de mobilitate fizică pe termen lung în scopul efectuării de studii sau stagii din cauza domeniului lor de studiu sau pentru că au mai puține oportunități de participare, pot participa la o mobilitate de scurtă durată pentru doctoranzi.

Perioada de mobilitate fizică trebuie să dureze între 5 zile și 30 de zile (excluzând timpul de călătorie).

Caracteristici:

• programe intensive de studiu de minim 5 zile – maxim 30 zile zile (excluzând timpul de călătorie)
• participarea este posibilă în urma unui proces de selecție organizat de facultate în colaborare cu Biroul ERASMUS+
• componenta fizică este de minim 5 zile
• se obține un număr minim de 3 ECTS
• participanții beneficiază de 79 EUR/zi până la a 14-a zi de mobilitate și 56 EUR/zi începând cu a 15-a zi până la ziua 30
• Sumele pentru călătorie se stabilesc în funcție de distanța și mijlocul de transport folosit conform calculatorului de distanță pus la dispoziție de Comisia Europeană la http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm (vedeți tabel atașat mai jos). În categoria ”Green travel” se încadrează: tren/autobuz/mai multi studenți cu aceeași mașină spre aceeași destinație, la același eveniment. Transportul green trebuie realizat în ambele sensuri (dus-întors) numai cu mijloacele de transport menționate mai sus.În categoria ”Non-Green travel” se încadrează călătoria care include avionul.
• participanții din categoria cazurilor sociale vor beneficia de 100 EUR contribuție unică, (pe langă subzistența/zi)

Distanța de călătorie	Transport din categoria „green travel” – Suma per participant în EUR	Transport din categoria „non-green travel” – Suma per participant în EUR
10 – 99 KM	56	28
100 – 499 KM	285	211
500 – 1 999 KM	417	309
2 000 – 2 999 KM	535	395
3 000 – 3 999 KM	785	580
4 000 – 7 999 KM	1 188	1 188
8 000 KM sau mai mult	1 735	1 735

Condiții de participare

Pentru a vă depune candidatura pentru procesul de selecţie în vederea obţinerii unei mobilităţi de scurtă durată din cadrul Programului ERASMUS+, solicitanţii trebuie să îndeplinească simultan următoarele condiţii:

• să fie înmatriculaţi la Universitatea Babeş–Bolyai, la nivelul de studiu doctorat, de statut („bugetat” sau „cu taxă”) sau de forma de învățământ („la zi” „la distanță” sau „frecvență redusă”)

! studenții aflați în ultimul an al nivelului de studiu, pot participa în mobilități desfășurate doar în perioada în care figurează ca și studenți ai universității, nu absolvenți (chiar dacă procesul de selecție s-a desfășurat în perioada în care aceștia erau încă înmatriculați)

• să deţină un certificat de competenţă lingvistică pentru limba în care se vor desfășura activitățile la universitatea parteneră pentru care candidează

! în cazul în care studentul nu deține un certificat de competență lingvistică la momentul selecției, atunci va susține testul on-line obligatoriu;

• să îndeplinească alte posibile condiţii suplimentare stabilite de fiecare facultate în parte

Procesul de selecție

Diseminarea – Unde pot merge?

Fiecare Facultate va afişa, timp de minim 10 zile, pe site-ul propriu perioada de depunere a dosarelor de candidatură, criteriile de evaluare, condiţiile de eligibilitate şi componenţa comisiei de selecţie.

! Studenții pot candida doar pentru mobilitățile care apar în oferta academică a Facultăților, și nu au posibilitatea de a căuta în mod idependent o mobilitate și de a solicita ulterior finanțare pentru această mobilitate.

Comisia de selecție

Decanatul fiecărei Facultăţi numeşte o comisie de selecţie alcătuită din minim 3 persoane. Aceasta va conţine un membru extern facultăţii care poate proveni din cadrul unei alte Facultăţi sau din cadrul CCI. Fiecare membru al comisie de selecţie va semna o declaraţie privind evitarea conflictului de interese.

Dosarul de candidatură

Pentru a putea candida pentru o mobilitate Erasmus+, studentul trebuie sa întocmească un dosar de candidatură care va cuprinde următoarele elemente:

• Fişa candidatului
• Declaraţia candidatului
• Curriculum Vitae – redactat în limba de studiu din cadrul universității partenere sau în limba engleză
• Scrisoarea de motivaţie – redactată în limba de studiu din cadrul universității partenere sau în limba engleză în care menționați motivele academice care v-au determinat să alegeți această opțiune (datată și semnată)
• Adeverinţă – eliberată de secretariatul facultății din care să reiasă media generală a ultimei sesiuni de examinare încheiate. Pentru studenții înmatriculați în anul 1, semestrul 1, care candidează pentru o mobilitate de scurtă durată, se va nota media de admitere
• Certificat/atestat de competenţă lingvistică pentru limba în care se va studia în mobilitate, nivel minim B1/B2, sau declarație pe proprie răspundere prin care studentul își prezintă acordul de a susține testarea lingvistică on-line (OLS) oferită de către CCI după procesul de selecție, datată și semnată
• Alte documente (conform condiţiilor stabilite de fiecare facultate), menționate în anunțul de selecție.

! În situația în care candidatul este programat la un test de competență lingvistică după încheierea procesului de selecție (ex.: Lingua, Alpha, alte certificare internaționale cum ar fi Toefl, Cambridge, DELF/DALF, DELE, etc.), este necesară o declarație pe proprie răspundere în care să se menționeze faptul că, în cazul în care studentul este selectat, dosarul de candidatură va fi completat ulterior cu o copie a certificatului obținut.

! Candidații care nu au posibilitatea de a obține un certificat/atestat, în cazul în care vor fi selectați, vor participa la o testare lingvistică online, oferită de Biroul Erasmus+ al UBB, după încheierea procesului de selecție, la care va fi necesară obținerea unui nivel minim de B1/B2. Candidații vor realiza o declarație pe proprie răspundere prin care își vor asuma participarea la această testare și o vor anexa dosarului de candidatură. Acordarea mobilității către un candidat va fi condiționată de obținerea calificativului minim, la testarea online. Condiția deținerii unui certificat de limbă nu se aplică  studenților care vor studia în cadrul universității partenere în aceeași limbă în care studiază la Universitatea Babeș-Bolyai.

! Înaintea trimiterii dosarului de candidatură, vă rugăm sa va asigurați de faptul că veți trimite toate documentele solicitate, completate corect, respectând termenul limită menționat în anunțul de selecție.

Rezultatul procesului de selecție

În urma realizării procesului de selecție, lista studenților selectați va fi afișată în maxim 3 zile lucrătoare de la data realizării interviului.

Contestaţiile pot fi depuse la Coordonatorul Departamental Erasmus+ al facultăţii în termen de 48 de ore.

Cum mă pregătesc pentru interviu

• intrați pe site-ul universității și verificați programul mobilității la care urmează să aplicați
• discursul din cadrul interviului va cuprinde o secțiune de auto-descriere, și va fi centrat apoi pe elementele academice care v-au determinat să vă depuneți candidatura pentru această mobilitate

! În cadrul interviului nu se vor lua în considerare motivele de alegere a unei destinații de mobilitate care au la bază considerente turistice sau sociale.

Dacă citiți aceste informații înseamnă că ați fost selectat(ă) pentru o mobilitate de scurtă durată, felicitări !

În primul rând sunteți rugat(ă) să parcurgeți pașii ceruți de universitatea gazdă și să obțineți invitația din partea acestora.

Pași înainte de plecarea în mobilitate: 

Pentru a obține Dispoziția Rectorului (documentul care justifică deplasarea dumneavoastră) vă rog să acesați următorul link:

https://flux.ubbcluj.ro

Pașii sunt după cum urmează:

• Vă autentificați cu adresa de email instituțională (@ubbcluj.ro)
• Apăsați ”+ Începe un flux nou” (în partea de sus a paginii)
• Alege tipul de flux – Cerere Dispoziția Rectorului
• Alege subtipul de flux – Finanțare fonduri mobilități Erasmus (scurtă durată)

Completați cu datele mobilității:

• Perioada totală de deplasare – datele conform biletelor de călătorie
• Perioadă eveniment – datele între care se desfășoară mobilitatea conform invitației
• Ruta – Cluj-Napoca – orașul de destinație – Cluj-Napoca
• Mijloc de transport – selectați din lista prestabilită mijloacele pe care urmează să le folosiți pentru a ajunge la destinație (nu și cele folosite intern)

Introduceți datele bancare

Deplasare:

• Scop – Studii
• Localitatea și Țara de destinație
• Data sosirii și data plecării din localitate conform biletelor de călătorie

Cheltuială (veți avea 2 tipuri de cheltuieli):

1.

• Tip cheltuială  – Alte cheltuieli – Sprijin individual pentru mobilități Erasmus+
• Resursă finanțare – Erasmus mobilități
• Descriere – Mobilitate Short for PhD
• Total cheltuială – numărul de zile de mobilitate (conform invitației) x 79 

2.

• Tip cheltuială  – Transport mobilități în programul Erasmus+
• Resusrsă finanțare – Erasmus mobilități
• Descriere – Mobilitate Short for PhD
• Total cheltuială – în funcție de mijlocul de transport conform tabelului atașat emailului primit (green/non-green)

Încărcați următoarele documente:

• invitația primită din partea instituției gazdă
• copie carte de identitate
• IBAN-ul contului în EURO deschis pe numele dumneavoastră. Voi avea nevoie de un extras de cont.

NOTA:  Numărul de cont trebuie să fie deschis la o bancă din România. Viramentul se efectuează dintr-un cont Banca Transilvania, astfel dacă furnizați un cont de la o alta banca, se poate să existe comisioane de transfer inter-bancar, pe care le suporta ambele părți (dumneavoastră și noi).

• copie bilet calatorie(dus-întors) sau (în cazul în care veți călători cu autoturism personal) declarație olografă în care menționați data plecării, a întoarcerii, ruta și mijlocul de transport folosit și numele persoanelor alături de care veți călători, utilizând acelați autoturism (după caz).
• copie a Cardului European de Sanatate sau a unei asigurări medicale private (încheiată pe cont propriu de către dumneavoastră și cu valabilitate în țara de destinație)
• împuternicire notarială pentru semnarea contractului financiar (după caz) – un document prin care împuterniciți o anumită persoană pentru a semna contractul financiar. Acest document se cere doar în cazul în care dumneavoastră nu puteți fi prezent personal la semnarea contractului. 
• Dacă este cazul – Adeverința de la facultate prin care să se confirme încadrarea dumneavoastră în categoria cazurilor sociale.

Porniți fluxul.

Pentru detalii, accesați linkurile de mai jos:

Procedura eliberarea Dispozitiei Rectorului

Addendum Procedura eliberarea Dispoziției Rectorului pentru mobilități cu finanțare Erasmus

După aprobarea finală a fluxului, veți primi un email care va conține un link pentru a vă programa la semnarea contractului financiar.

La semnarea contractului financiar trebuie să aduceți în original următoarele documente:

 -Learning Agreement completat și semnat cel puțin de dumneavoastră (semnătura coordonatorului Erasmus la nivel de facultate nu este obligatorie în acest punct) 

– Declarația olografă privind transportul (în cazul în care deplasarea se va realiza cu autoturismul personal și nu prezentați copia biletului de călătorie) 

– Imputernicire (după caz)  

– Adeverință de caz social (după caz) 

Learning Agreementul trebuie completat electronic și semnat (olograf) de beneficiar, iar apoi trimis Coordonatorului Departamental de la Facultate, pentru semnare și aprobare.

Ultimul pas este obținerea semnăturilor partenerilor (vedeți Demersuri în timpul mobilității).

Vă rugăm să obțineți semnăturile universității partenere pe documentele numite Learning Agreement și Attedance Certificate.

Learning Agreement se completează electronic, apoi se semnează de către student, se trimite Coordonatorului Departamental Erasmus de la Facultate (UBB) pentru aprobare. Când vă prezentați la Biroul Eramus pentru semnarea contractului financiar sunteți rugat(ă) să aduceți cu dumneavoastră documentul pentru verificare. Ultimul pas va fi obținerea semnăturii persoanelor responsabile de la universitatea parteneră, în spațiile destinate lor.

Attandance Certificate atestă perioada de mobilitate și prezența dumneavostră la activitățile din cadrul mobilității. Documentul trebuie completat, semnat și ștampilat de universitatea gazdă cu maxim 2 zile înainte de finalizarea mobilității.

Vă recomandăm să informați universitatea gazdă încă din prima zi despre necesitatea semnării celor două documente, pentru a evita indisponibilitatea persoanei responsabile în ultimele zile ale mobilității.

Atentie! Vă rugăm să păstrați până la întoarcerea din mobilitate:

• Attendance Certificate
• Learning Agreement
• Biletele de călătorie
• Bonurile de carburant (în cazul călătoriei cu autoturismul personal)
• Chitanțele de cazare/contractual de închiriere

În termen de 72 de ore de la revenirea în ţară (zile lucrătoare), în timpul programului de lucru cu publicul (luni – joi între orele 10:00-13:00) sunteţi obligat să vă prezentaţi personal la Biroul Erasmus+ şi să depuneţi documentele justificative :

• Attendance Certificate semnat cu maxim 2 zile înainte de întoarcere
• Learning Agreement final (semnat de toate părțile)
• Bilete călătorie original / declarație deplasare auto personal împreună cu bonurile de carburant (olograf)
• Dovada cazare (chitanță sau contract/declarație cazare olograf)
• Declarație data și ora ieșirii și intării din/în românia (olograf)
• Fișe matricole (opțional)

Pentru a depune documentele justificative, vă rog să vă programați folosind același link pe care l-ați folosit pentru a vă programa la semnarea contractului financiar.

! Atestat de prezență (Attendance Certificate) – documentul atestă perioada de mobilitate a participantului realizată în format fizic, eliberat/completat de instituția la finalul mobilitatii sau cu maxim 1-2 zile înainte de finalizarea acesteia.

! Contractul de studiu (Learning Agreement) completat în întregime în format electronic, respectând formatul nostru (inclusiv pagina de changes), având toate semnaturile și ștampilele în original.

! Bilete de călătorie dus și întors (tichetul fizic pe care l-ați folosit la îmbarcare) sau declarație* în care se menționează data plecării, data revenirii, mijlocul de transport, ruta utilizată și persoanele alături de care ați călătorit (în cazul în care ați plecat și v-ați întors cu auto personal).

Nota: În cazul călătoriei cu autoturismul personal vă rog ca la plecarea din România să alimentați cu carburant cât mai aproape de granița din România și să păstrați bonul primit de la benzinărie (valoare bonului nu prezintă interes ci data și ora care sunt notate pe bon). La întoarcerea în România vă rog să alimentați cu carburant cât mai aproape de granița înainte să intrați în România și să păstrați bonul primit de la benzinărie (din nou valoare bonului nu prezintă interes ci data și ora care sunt notate pe bon).  

! Chitanțe cazare / contract de închiriere sau o declarație* scrisă de mână în care se menționează faptul că, pe perioada mobilității ați locuit la adresa ”X” și ați plătit o chirie lunară în valoare de ”X”.

! Declarație* pe proprie răspundere în care se menționează data și ora ieșirii din România la începutul mobilității și data și ora revenirii în România la finalul mobilității. ! Foaia matricolă (Transcript of records) – documentul se emite de către universitatea parteneră la finalul mobilității și conține numărul de creditele aferente materiilor promovate (opțional).

Formulare necesare pentru procesul de selecție

Formulare necesare înainte de începerea mobilității

Formulare necesare în timpul mobilității