Instrucțiuni pentru completarea cererii în platforma de fluxuri administrative
Cerere Dispozitia Rectorului

Instrucțiuni pentru completarea cererii în platforma de fluxuri administrative

Instrucțiuni pentru completarea cererii în platforma de fluxuri administrative

  1. Autentificare: Conectați-vă utilizând credențialele aferente adresei de e-mail instituționale la platforma https://flux.ubbcluj.ro/
  2. Inițierea unui nou flux: Selectați simbolul „+” pentru a începe un flux nou.
  3. Selectarea tipului de document: Din meniul din partea stângă, alegeți opțiunea „Dispoziția Rectorului”.
  4. Alegerea sursei de finanțare: În același meniu, selectați tipul de finanțare corespunzător.
  5. Completarea formularului: Introduceți informațiile solicitate în câmpurile din partea dreaptă a ecranului (cu excepția datei de completare, care se va genera automat).
  6. Adăugarea detaliilor despre deplasare: Apăsați butonul „Adaugă o deplasare” (marcat cu albastru) și completați câmpurile aferente scopului, localității, țării și datei. Datele de sosire și plecare vor fi preluate automat în funcție de informațiile completate anterior. În cazul deplasărilor multiple, utilizați acest buton de câte ori este necesar.
  7. Adăugarea cheltuielilor: Apăsați butonul „Adaugă o cheltuială” (marcat cu verde) și completați toate informațiile solicitate. În secțiunea „Descriere”, este important să specificați clar scopul finanțării în cazul categoriei „alte cheltuieli”. O categorie poate fi selectată de mai multe ori (ex. diurnă 50%, diurnă 100%, transport cu autoturism personal – în țară sau în afara granițelor, ori pentru surse diferite de finanțare).
  8. Declarații privind cheltuielile: Bifați declarațiile care corespund tipului dumneavoastră de deplasare.
  9. Consimțământ privind datele personale: Acceptați prelucrarea datelor cu caracter personal, apoi selectați opțiunea „Salvează și continuă”.
  10. Încărcarea anexelor: Încărcați documentele anexate cererii individual, nu într-un singur fișier cumulativ.
  11. Adăugarea altor persoane implicate: Dacă este cazul, selectați persoanele care trebuie incluse în flux (ex. director de proiect).
  12. Trimiterea cererii: Apăsați butonul „Pornește fluxul” pentru transmiterea solicitării.

Observații suplimentare:

  1. Cereri individuale: Fiecare cerere se completează individual, utilizând contul și credențialele personale ale solicitantului.
  2. Actualizarea datelor personale: Vă rugăm să verificați și, dacă este necesar, să actualizați datele personale înainte de trimiterea cererii.
  3.  Notificări: Dacă activați opțiunea corespunzătoare, platforma vă poate transmite notificări privind stadiul solicitării.
  4. Verificarea statusului cererii: În secțiunea „Fluxuri”, puteți urmări progresul cererii dumneavoastră și puteți accesa toate solicitările aprobate anterior.

Instructions for Completing a Request in the Administrative Workflow Platform

  1. Login: Access the platform https://flux.ubbcluj.ro/ using the credentials associated with your institutional email address.
  2. Starting a new workflow: Click on the “+” symbol to initiate a new workflow.
  3. Selecting the document type: From the menu on the left, choose the option “Rector’s Order”.
  4. Choosing the funding source: In the same menu, select the appropriate type of funding.
  5. Filling out the form: Complete the fields on the right side of the screen (except for the completion date, which will be automatically generated).
  6. Adding travel details: Click the “Add a trip” button (blue) and complete the fields related to purpose, city, country, and travel dates. Arrival and departure dates will be automatically filled in based on the previously entered information. For multiple trips, press the “Add a trip” button as many times as needed.
  7. Adding expenses: Click the “Add an expense” button (green) and fill in all required details. In the “Description” section, it is essential to clearly specify the purpose of the requested funding for the “other expenses” category. The same expense category can be selected multiple times (e.g., 50% per diem, 100% per diem, personal car transport within Romania, personal car transport outside Romania, or for covering the same expense category from different funding sources).
  8. Expense declarations: Tick the declarations that correspond to your specific travel expenses.
  9. Personal data processing: Accept the processing of personal data, then click “Save and continue”.
  10. Uploading attachments: Upload the required supporting documents one by one, not as a single combined file.
  11. Adding other participants: If applicable, select the individuals who should be included in the workflow (e.g., project director).
  12. Submitting the request: Click the “Start workflow” button to submit your request.

Additional Notes:

Individual requests: Each request must be completed individually using the applicant’s own credentials and user account.

Updating personal information: Please ensure that your personal details are accurate and up to date before submitting the request.

Notifications: If the corresponding option is selected, the platform can send you notifications regarding the status of your request.

Tracking request status: In the “Workflows” section, you can monitor the progress of your request and view previously approved applications.

    Skip to content