Regăsiți aici informațiile generale despre eliberarea Dispoziției Rectorului pentru cadre didactice și etapele de parcurs în completarea cererii online.
Informații generale – cadre didactice
I. Prevederi generale:
A. Orice angajat cu funcţia de bază la Universitatea Babeș-Bolyai (indiferent că este vorba despre cadre didactice sau personal administrativ) trebuie să solicite eliberarea Dispoziţiei Rectorului pentru deplasări în interes profesional înainte de plecarea în mobilitate. Dispozitia Rectorului nu se poate emite retroactiv, conform art. 3 (1) din HG 518/1995 cu modificările si completările ulterioare, indiferent dacă deplasarea enecsită finanțare sau nu.
Este obligația fiecărui solicitant în parte să urmărească parcursul electronic al solicitării inițiate. Răspunsurile tardive nu reprezintă caz excepțional. Întârzierile din cauza clarificărilor solicitate (care sunt menite să încadreze solicitările în deplini termeni ai legalității) nu reprezintă o justificare a întârzierilor, fiind obligativitatea solicitantului să ia în considerare procedura de eliberare a DR.
B. Dispoziția Rectorului se întocmește pentru angajații Universității, pentru o perioadă de maximum 90 de zile calendaristice. Pentru deplasările cu o durată mai mare de 90 de zile calendaristice, sunteți rugați să vă adresați Departamentului de Resurse Umane.
C. În cazul deplasărilor mai mari de 30 de zile calendaristice, dar mai mici de 90 de zile calendaristice, se poate păstra salariul în țară cu avizul suplimentar al directorului de departament. Se va aplica legislația privind drepturile salariale ale angajaților aflați în delegație. Pentru detalii suplimentare se va contacta Departamentul de Resurse Umane.
D. Membrii echipelor granturilor de cercetare care solicită DR pentru o perioadă mai mare de 30 de zile calendaristice, dar mai mică de 90 de zile calendaristice, fiind angajați și remunerați exclusiv din fondurile proiectelor – capitolul cheltuieli de personal – pentru participarea la stagii de documentare-cercetare numai pentru realizarea activităților prevăzute în contractul de finanțare, au dreptul să beneficieze de salariu în țară pentru maximum 90 de zile calendaristice. Condiția acordării salariului integral timp de 90 de zile calendaristice constă în prezentarea unui document din partea directorului proiectului prin care acesta își exprimă acordul cu privire la mobilitatea în cauză, certifică faptul că pe durata șederii în străinatate beneficiarul va efectua activități doar pentru îndeplinirea obiectivelor pentru care a fost angajat, conform fișei postului, și de asemenea, că este de acord cu păstrarea drepturilor salariale în țară ale solicitantului Dispoziției Rectorului.
E. Angajați care dețin funcții de conducere (directori de departament, decani, prodecani, prorectori, rectorul), precum și conducătorii de doctorat nu pot lipsi de la Universitate mai mult de trei (3) luni.
F. După obținerea tuturor avizelor din platforma electronică, persoana responsabilă din cadrul CCI, va întocmi DR, fără a mai fi necesară depunerea în format tipărit a documentelor.
II. Detalii cu privire la completarea categorilor de cheltuieli reprezentând avans pentru deplasare:
- Transportul se poate completa în lei, EUR, USD etc. sau în moneda sursei de finanțare.
Întotdeauna decontarea sumele în valută, aferente plăților efectuate pe teritoriul României, se va face în lei. Cheltuielile solicitate în EUR, USD sau alte valute (excepție RON) se vor completa cu cifre întregi, fără zecimale. Planificarea deplasării trebuie să se facă ținând cont de perioada de desfășurare a activității (conform programului). Mai exact, plecarea din Cluj-Napoca trebuie planificată astfel încât sosirea la destinație să fie înainte de începerea evenimentului. Este necesar să planificați returul din deplasare imediat după încheierea programului (în aceeași zi sau în ziua imediat următoare încheierii acestuia, în cazul în care prima varianta nu este posibilă).
B. Diurna se acordă conform normelor legale în vigoare (cuantum maxim, stabilit prin HG 518/1995 cu modificările și completările ulterioare neputând fi depășit): „Personalul trimis în străinătate, în condiţiile prezentei hotărâri, beneficiază de 50% din diurna stabilită pentru ţara în care are loc deplasarea, potrivit categoriei în care se încadrează, în cazul în care cheltuielile pentru masă se suportă de către partenerii externi” (art. 8 alin. 1 din HG 518/1995).
În cazul în care contractul din care se face finanțarea prevede alte cuantumuri, diurna poate fi acordată conform documentelor asumate de Universitate. De asemenea, finanțarea cheltuielilor de hrană poate fi făcută, dacă așa prevede contractul de finanțare, sub formă de subzistență, în cuantumul specificat sau sub formă de bursă de mobilitate, care poate sau nu include și cazarea.
În cazul în care finanţarea deplasării se face din fondurile universității/facultăţii (inclusiv fond cercetare-grant doctoral) se acordă cinci (5) zile de diurnă. Se poate acorda un număr mai mare de zile de diurnă numai cu încadrare în prevederile bugetare ale entității și cu asumarea directorului de departament și a decanului sau Rector/Prorector/DGA din fondurile Universității.
D. Cuantumul cazării este prevăzut în HG 518/ 1995, cu modificările şi completările ulterioare şi nu poate fi depăşit. Nu este nevoie de atașarea la formularul de cerere (încărcat în platformă sau depus în format fizic la CCI) a niciunui document justificativ în acest sens. Suma solicitată reprezintă un avans, motiv pentru care vă recomandăm să solicitați (în cazul în care resursele financiare vă permit acest lucru) o sumă mai mare, care să acopere eventuale cheltuieli suplimentare (taxe de oraș, modificări de tarife de cazare etc.). Totalul costurilor de cazare va fi o cifră fără zecimale. Numărul maxim de nopți de cazare care se pot deconta este de 30 respectiv, după caz, 60 de nopți, cu încadrarea în cheltuielile aprobate prin buget.
E. Taxa de participare se va completa în moneda și cuantumul solicitate de către organizatori, justificată cu un document emis de către aceștia, conținând explicit serviciile incluse (informațiile pot fi listate de pe pagina manifestării științifice/cursului etc. sau din mesajul email primit de la organizatori). Diurna aferentă zilelor desfășurării manifestării științifice se va stabili (cf. HG 518/1995 cu modificările și completările ulterioare privind condiţile de acordare a diurnei) în funcție de beneficiile/serviciile incluse în taxa de participare.
F. Este posibilă decontarea comisionului de transfer bancar (în cazul în care dvs. sunteți cea/cel care efectuează transferul) si anexați un extras de cont. Această sumă va fi menționată și justificată separat, nu va fi adunată cuantumului taxei de participare.
G. Se pot, de asemenea, deconta și alte cheltuieli legate de participarea la o manifestare științifică/curs, cum ar fi cina conferinței (cuantumul diurnei va fi corelat cu această cheltuială, care se va justifica asemeni oricărei taxe de participare, conform informațiilor de la pct. E), excursii (având un caracter științific, cuantumul diurnei va fi corelat cu această cheltuială, care se va justifica asemeni oricărei taxe de participare, conform informațiilor de la pct. E) etc.
H. Taxa de membru (la diferite organizații/asociații de profil): se completează în cuantumul și în moneda din documentele justificative (anexate la formularul de cerere pentru Dispoziția Rectorului), urmând a se deconta în moneda sursei de finațare. În cazul în care există un comision de transfer bancar se aplică aceleași reguli precizate la punctul F.
I. Asigurarea medicală: se decontează în lei, exclusiv pentru deplasări în țări care nu sânt acoperite de cardul european de asigurări.
J. Alte cheltuieli (multiplicare documente, achiziție cărți, taxă de viză): nu este nevoie să fie justificate prin documente în momentul solicitării Dispoziției Rectorului, însă este necesar să prezentați documentele justificative la decont.
III. Etape în completarea formularului de cerere pe platforma online
1.Se accesează link-ul http://cms.ubbcluj.ro/ și se autentifică cu numele de utilizator și parola aferente contului de academic info. Se va utiliza adresa instituțională de e-mail, aceasta fiind și adresa de corespondență utilizată atât pentru notificările referitoare la evoluția fluxului inițializat de căte dvs., cât și cea prin intermediul căreia veți primi o copie a dosarului de cerere și a DR. Dacă doriți să fiți în permanentă informat de către platforma CMS cu privire la fiecare modificare a fluxului (aprobare, solicitare clarificări, anulare), se va bifa în căsuța corespunzătoare din platforma CMS, de la secțiunea „Profil utilizator”.
2. Se alege opțiunea „Cerere pentru eliberare DR”, urmată de „Creează o nouă cerere pentru Dispoziția Rectorului”.
Notă: Nu se aprobă cereri cu „Beneficiar”. Fiecare solicitant trebuie să se conecteze cu propriile credențiale la platforma CMS.
3. Pentru completarea detaliilor (perioada, localitate, țară și scop) dați click pe „Adaugă detalii mobilitate”.
4. În cazul în care solicitați finanțare, este necesară „Adăugarea fondurilor solicitate”. Este important sa selectați sursa de finanțare corespunzatoare, deoarece în cazul unei erori fluxul nu se poate modifica din acest punct de vedere, fiind necesară anularea acestuia și reluarea procedurii.
Precizări cu privire la completarea categoriilor de cheltuieli:
a). Pentru fiecare categorie de cheltuieli (diurnă, cazare, taxă de participare, valoare transport etc.) se accesează succesiv „Adaugă fonduri solicitate”. Aceeași categorie de cheltuieli poate fi selectată de mai multe ori, în cazul în care există diurnă în mai multe cuantumuri (ex. 50% sau100%) sau categorii de cheltuieli în mai multe monede și/sau surse de finanțare.
b). Se poate alege de mai multe ori aceeași categorie de cheltuieli.
c). Pentru categoriile de cheltuieli care au sume solicitate în valută (EUR/USD cf. indicațiilor HG 518/1995 cu completările și modificările ulterioare, în cuantumuri plafonate în funcție de țara de destinație în cazul diurnei și al cazării) sumele se vor completa fără zecimale, rotunjite preferabil în sus, dacă există disponibil.
d). În situația în care în lista predefinită a scopurilor nu se regăsește și tipul dvs. de mobilitate, după salvarea formularului, dar înainte de încărcarea acestuia în platformă, vă rugăm să completați scopul conform documentelor justificative.
5. După completarea tuturor informațiilor se salvează cererea pentru Dispoziția Rectorului apăsând butonul „salvează cererea”.
6. Se accesează din nou butonul „Cerere pentru eliberarea DR” și se generează formularul tip de cerere pentru DR. Formularul trebuie salvat în format electronic pe computer. Înainte de încărcarea documentelor în platformă vă rugăm să vă asigurați că acesta este completat corespunzător și nu există erori tehnice (lipsă de informații sau date generate greșit). În cazul în care constați că lipsesc anumite detalii sau altele sunt completate necorespunzător vă rugăm să rectificați și să încărcați în platformă documentul corect completat. DR se va întocmi conform formularului avizat favorabil în platformă. La acest moment este necesar să bifați informațiile suplimentare solicitate pe pagina întâi (mijlocul de transport utilizat, cine suportă anumite categorii de cheltuieli, conform documentelor justificative, să completați numele directorului de proiect și al solicitantului, dacă este cazul), respectiv să bifați toate declarațiile corespunzătoare de pe pagina a doua a formularului. În cazul în care doriți să decontați o categorie de cheltuieli care nu este menționată în cerere, dar este legată de deplasarea dvs. în străinătate și poate fi considerată o cheltuială eligibilă, vă rugăm să completați corespunzător în lista de pe pagina întâi a formularului de cerere.
7. De la capitolul „Documente în lucru” se încarcă pe platformă:
– Formularul de cerere generat de către platformă (în format Word), în urma completării detaliilor deplasării dumneavoastră pe platforma CMS Documents. Vă rugăm să verificați corectitudinea informațiilor incluse în formularul de cerere și să îndreptați erorile, acolo unde este cazul, înainte de a încărca în platformă formatul Word al formularului de cerere.
– Dovada de participare la activitate din care să rezulte numele, scopul, perioada și locația (invitație, program, e-mail de accept etc.).
Notă: Cu titlu orientativ, documentele adiționale pe care trebuie să le încărcăți în platforma (în
funcție de cheltuielile solicitate) sunt:
– Dovada taxei de participare (din care să reiasă suma, valuta și serviciile incluse)/extras de cont pentru comision bancar.
– Opțional se poate încărca un bon de carburant pentru deplasările cu auto personal (în caz contrar responsabilul CCI va tipări de pe internet această informație).
– Declarație accept procesare date personale (doar pentru cei care nu solicită finanțare și doresc să împuternicească pe altcineva să ridice Dispoziția Rectorului, formular tipizat disponibil pe site-ul CCI).
– Pentru angajații plătiti exclusiv din proiecte, și care efectuează deplasări cu o durată între 31 și 90 de zile calendaristice, și care doresc să își păstreze salariul în țară, se va atașa un memoriu justificativ semnat de directorul de proiect, din care să rezulte următoarele aspecte: pe durata deplasării, beneficiarul va efectua activități exclusiv în vederea îndeplinirii obligațiilor din fișa postului, păstrându-i-se salariul în țară pe durata deplasării.
– În cazul în care se optează pentru închirierea unui autoturism, numărul persoanelor/autoturism trebuie să fie optim. In acest caz, este necesară atașarea unui memoriu justificativ în care să se detalieze situația, respectiv nevoia închirierii autoturismului.
–Pentru angajații care solicit mai mult de cinci (5) zile de diurnă, acceptul explicit al directorului de departament și al decanului.
– Pentru angajații care solicită păstrarea salariului în țară (deplasări cu o durată mai mare de 30 de zile calendaristice) avizul directorului de departament și al decanului.
8. În acest moment documentele sunt catalogate drept „DRAFT”. Înainte de a continua procesul de aplicare este necesară schimbarea statutului în „Final”, apăsând butonul „Draft” și modificând în „Final”, urmată de „Salvează modificările”. Această operațiune se repetă pentru toate documentele pe care doriți să le încărcați în flux.
9. Următoarea etapă este cea de inițiere efectivă a fluxului „Inițiază flux”. Există o listă predefinită a persoanelor care trebuie să avizeze solicitarea în funcție de fiecare situație în parte (director departament, Decan, Director proiect, Centrul pentru Managementul Cercetării Științifice, Serviciul Financiar, Serviciul Contabilitate-Granturi etc.). Se bifează „Include în flux” pentru documentele pe care doriți să le includeți în flux și apoi se apasă butonul „Pornește flux”. In functie de departamentul din care faceți parte, există posibilitatea să vi se ceară să adăugați dumneavoastră persoanele responsabile (prin selecția manuală din baza de date a personalului. În cazul în care persoanele pe care trebuie să le nominalizați nu există în listă, vă rugăm să luați legătura cu Centrul de Sisteme Informatice, acesta fiind responsabil de aspectele tehnice ale platformei.
Note:
a). Oricare dintre persoanele incluse în acest circuit poate transmite mesaje de clarificare, ceea ce va genera o întoarcere a fluxului la inițiator. Este responsabilitatea solicitantului de a răspunde în maxim 24 de ore la aceste solicitări.
b). solicitantul va primi o notificare prin e-mail, fiind necesară o nouă autentificare pe platforma online și modificarea („Modifică datele primare”)/adăugarea de documente („Adaugă documente la flux”) conform informațiile comunicate. Documentele solicitate se vor încărca în platformă accesând secțiunea „Fluxuri în sarcină” și apăsând butonul „aprobă” (după încarcarea documentelor în sistem). Inițierea cu succes a unui flux de Dispoziția Rectorului este notificată printr-un email pe adresa oficială.
Notă: Statusul fluxului poate fi consultat în secțiunea „Fluxuri inițiate” din meniul principal (prin setarea statusului fluxului: „în derulare”, „oprit”, „terminat”). Solicitantul poate verifica în permanență statusul fluxului.
10. După obținerea avizelor electronice și încheierea fluxului cu status Aprobat, responsabilul CCI va întocmi DR.
11. Dispoziția Rectorului se eliberează după cum urmează:
a). Pentru angajații care au solicitat finanțare, DR vor fi trimise de CCI la Serviciul Financiar, urmând ca beneficiarul să primească o notificare prin e-mail din partea responsabilului CCI. Mesajul va avea atașată o copie a dosarului de cerere și a DR. Informații legate de partea financiară, solicitare avans, procedura de decont, pot fi oferite de către Serviciul Financiar.
b). Angajații care nu solicită finanțare vor primi o copie a dosarului de cerere si a DR prin e-mail și, dacă doresc, au posibilitatea de a ridica, de la secretariatul CCI, DR în format original de la CCI (personal sau prin împuternicitul nominalizat în declarația de accept procesare date personale. Declarația este disponibilă pe site-ul CCI, la categoria Dispoziția Rectorului- Formulare utile (https://cci.ubbcluj.ro/formulare-utile-cadre-didactice-si-studenti-licenta-master-doctorat/) .
Notă!
- Copia scanată a documentelor va fi transmisă pe adresa instituțională de e-mail scrisă pe formularul de cerere pentru eliberarea DR.
Programul de lucru al CCI:
Luni-Joi: 8-16
Vineri: 8-14
Termen de eliberare a DR: 10 zile lucrătoare
Toate cererile se supun acelorași proceduri și termene limită, indiferent de data plecării.
Date de contact CCI:
1. Pentru informații și depunere documente: telefon 0264/429762 interior 6025 sau 6011,
e-mail: carmen.tagsorean@ubbcluj.ro (Carmen Țâgșorean)
2. Pentru eliberare DR: telefon 0264/429762, e-mail: melinda.szmutku@ubbcluj.ro (Melinda Szmutku)
Pentru orice probleme tehnice legate de funcționalitatea platformei cms vă rugăm să vă adresați Centrului pentru Sisteme Informatice.
Etape de parcurs în completarea cererii online pentru Dispoziția Rectorului
1. Se accesează link-ul http://cms.ubbcluj.ro/ și se autentifică cu numele de utilizator și parola aferente contului de academic info.
2. Se alege opțiunea „Cerere pentru eliberare DR”, urmată de „Creează o nouă cerere pentru Dispoziția Rectorului”.
3. Pentru completarea detaliilor (perioada, localitate, țară și scop) dați click pe „Adaugă detalii mobilitate”.
4. În cazul în care solicitați finanțare este necesară „Adăugarea fondurilor solicitate”. Notă:
a). Pentru fiecare categorie de cheltuieli (diurnă, cazare, taxă de participare, valoare transport etc.) se accesează succesiv „Adaugă fonduri solicitate”.
Precizări:
a). Sumele solicitate în valută (EUR sau USD) pentru cazare, respectiv transport trebuie să fie rotunjite în sus (dacă este cazul, nu se completează cu zecimale).
b). Taxa de participare se va completa în cuantumul și în moneda solicitate de organizatori. Este posibilă decontarea comisionului de transfer bancar (în cazul în care dvs. sunteți cea/cel care efectuează transferul).
c). În situația în care se solicită diurnă atât în cuantumull de 100%, cât și în cuantum de 50% este necesar să selectați și să completați categoria de diurnă de două ori.
d). În situația în care în lista predefinită a scopurilor nu se regăsește și tipul dvs. de mobilitate, după salvarea formularului, dar înainte de încărcarea acesteia în platformă vă rugăm să completați scopul conform documentelor justificative.
5. După completarea tuturor informațiilor se salvează cererea pentru Dispoziția Rectorului apăsând butonul „salvează cererea”.
6. Se accesează din nou butonul „Cerere pentru eliberarea DR” și se generează formularul tip de cerere pentru DR. Formularul trebuie salvat în format electronic pe computer. Înainte de încărcarea documentelor în platformă vă rugăm să vă asigurați că acesta este completat corespunzător și nu există erori tehnice (lipsă de informații sau date generate greșit)
7. De la capitolul „Documente în lucru” se încarcă pe platformă formularul de cerere împreună cu documentele justificative.
8. În acest moment documentele sunt catalogate drept „DRAFT”. Înainte de a continua procesul de aplicare este necesară schimbarea statutului în „Final”, apăsând butonul
„Draft” și modificând în „Final”, urmată de „Salvează modificările”.
9. Următoarea etapă este cea de inițiere efectivă a fluxului „Inițiază flux”. Există o listă predefinită a persoanelor care trebuie să avizeze solicitarea în funcție de fiecare situație în parte (director departament, Decan, Director proiect, Centrul pentru Managementul Cercetării Științifice, Serviciul Financiar, Serviciul Contabilitate-Granturi etc.). Se bifează „Include în flux” și apoi „Pornește flux”.
Notă: a). Oricare dintre persoanele incluse în acest circuit poate transmite mesaje de clarificare, ceea ce va genera o întoarcere a fluxului la inițiator.
b). solicitantul va primi o notificare prin email, fiind necesară o nouă autentificare pe platforma online și modificarea („Modifică datele primare”)/adăugarea de documente („Adaugă documente la flux”) conform notificării. Documentele solicitate se vor încărca în platformă accesând secțiunea „Fluxuri în sarcină” și apăsând butonul „aprobă” (după încarcarea documentelor în sistem).
Inițierea cu succes a unui flux de Dispoziția Rectorului este notificată printr-un email pe adresa oficială.
Notă: Statusul fluxului poate fi consultat în secțiunea „Fluxuri inițiate” din meniul principal (prin setarea statusului fluxului: „în derulare”, „oprit”, „terminat”). Solicitantul poate verifica în permanență statusul fluxului.
10. După obținerea avizelor electronice și încheierea fluxului cu status Aprobat, responsabilul CCI va întocmi DR. Nu este necesara depunerea documentelor in format fizic sau prin email.
11. Dispoziția Rectorului se eliberează după cum urmează:
a). Pentru angajații care au solicitat finanțare, DR vor fi trimise de către CCI la Serviciul Financiar, urmând ca beneficiarul să primească o notificare prin email din partea colectivului CCI. Mesajul va avea atașată o copie a dosarului de cerere și a DR. În cazul în care beneficiarul dorește să solicite avans este rugat să contacteze telefonic Serviciul Financiar în vederea stabilirii detaliilor.
b). Angajații care nu solicită finanțare urmează să ridice DR de la CCI.