Please read the information available in:
ROMANIAN
Pentru buna desfășurare a procesului de aprobare a deplasărilor în străinătate, vă reamintim câteva aspecte esențiale din Procedura privind eliberarea Dispoziției Rectorului, pe care fiecare solicitant are obligația să le respecte:
🔹 1. DR NU se eliberează retroactiv
Dispoziția Rectorului trebuie obținută înainte de începerea mobilității. Cererile care nu sunt aprobate la timp sau sunt incomplete duc la pierderea dreptului de decontare a cheltuielilor.
🔹 2. Lansarea fluxului de cerere se face cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de plecare
Este responsabilitatea solicitantului să se asigure că lansează cererea la timp, completă și corectă, astfel încât să se finalizeze înainte de mobilitate.
🔹 3. Solicitantul este responsabil pentru corectitudinea fluxului
Lansarea unui flux cu erori, documente lipsă, sau printr-o altă persoană atrage răspunderea exclusivă a solicitantului și poate duce la respingerea cererii.
🔹 4. Perioada pentru care se solicită DR trebuie să reflecte exact durata justificată a mobilității
Se acordă doar zilele necesare pentru desfășurarea evenimentului și pentru transport. Nu se acceptă justificări legate de escale sau extinderi nefondate ale perioadei.
🔹 5. În cazul în care între două evenimente există o pauză mai mare de 2 zile,
nu se acordă finanțare pentru perioada intermediară, iar solicitantul trebuie să prezinte o cerere de concediu de odihnă aprobată.
🔹 6. Cererile pentru DR sunt individuale și lansate din contul personal
Nu este permisă lansarea cererii de către o altă persoană.
🔹 7. Modificările sau completările la DR se pot face doar înainte de plecare
Orice solicitare de refacere/suplimentare este acceptată doar dacă întreaga procedură este finalizată înaintea mobilității.
🔹 8. Localitatea de plecare și retur este localitatea unde solicitantul își desfășoară activitatea
Aceasta va fi menționată în cerere și va fi punctul de referință pentru calculul cheltuielilor.
📎 Pentru detalii complete, vă rugăm să consultați Procedura oficială disponibilă pe site-ul CCI:
👉 https://cci.ubbcluj.ro/category/cerere-dispozitia-rectorului/
Vă mulțumim pentru responsabilitate și cooperare!
Centrul de Cooperări Internaționale
Universitatea Babeș-Bolyai
ENGLISH
ESSENTIAL ASPECTS OF THE PROCEDURE FOR ISSUING THE RECTOR’S ORDER
To ensure the smooth approval process for travel abroad, we remind you of a few essential aspects of the Procedure for issuing the Rector’s Order, which every applicant is required to follow:
🔹 1. The Rector’s Order is NOT issued retroactively
The Rector’s Order must be obtained before the start of the mobility. Requests that are not approved on time or are incomplete lead to the loss of the right to reimbursement of expenses.
🔹 2. The request process must be launched at least 10 working days before departure
It is the applicant’s responsibility to ensure that the request is submitted on time, complete, and correct, so that it is finalized before the mobility.
🔹 3. The applicant is responsible for the accuracy of the request process
Submitting a request with errors, missing documents, or through another person is the sole responsibility of the applicant and may lead to the rejection of the request.
🔹 4. The period requested for the Rector’s Order must exactly reflect the justified duration of the mobility
Only the days necessary for the event and for transportation are approved. Justifications related to layovers or unjustified extensions of the period are not accepted.
🔹 5. If there is a break of more than 2 days between two events,
funding is not granted for the intermediate period, and the applicant must submit an approved annual leave request.
🔹 6. Requests for the Rector’s Order are individual and must be submitted from the applicant’s personal account
It is not permitted for another person to submit the request.
🔹 7. Modifications or additions to the Rector’s Order can only be made before departure
Any request for revision/supplementation is accepted only if the entire procedure is finalized before the mobility.
🔹 8. The departure and return location is the city where the applicant carries out their activity
This must be specified in the request and will be the reference point for calculating expenses.
📎 For full details, please consult the official Procedure available on the CCI website:
👉 https://cci.ubbcluj.ro/category/cerere-dispozitia-rectorului/
Thank you for your responsibility and cooperation!
Center for International Cooperation
Babeș-Bolyai University